Chi desideri accedere, oggi, alle raccolte del Gabinetto dei disegni e delle stampe della Biblioteca dell'Archiginnasio di Bologna, troverà assai più agevole effettuare le sue ricerche rispetto a vent'anni fa. Sono state infatti adottate le nuove tecnologie come strumenti fondamentali nella registrazione dei dati inventariali, a partire dall'adesione al progetto Imago, avviato nella seconda metà degli anni Ottanta dall'Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna (IBC). L'Archiginnasio è stato immediatamente preso in considerazione in virtù del suo ingente patrimonio di stampe: unica biblioteca non statale dell'Emilia-Romagna ad avere una sezione iconografica dotata di personale specializzato, una regolare apertura al pubblico (dal 1981) e una notevole attività di valorizzazione.

L'acquisizione dei materiali in biblioteca è iniziata nel secolo XIX, in concomitanza con l'affluenza di numerose donazioni comprendenti stampe e disegni, e anche carte geografiche e fotografie; queste ultime sono confluite nel Gabinetto dei disegni e delle stampe dal 1990, anno in cui la partecipazione alla mostra "Fotografia e fotografi a Bologna 1839-1900" diede l'impulso a una ricognizione del materiale estesa all'intero istituto. In generale i fogli che si trovano nel Gabinetto sono sciolti, a eccezione di alcuni album e volumi, tra i quali gli esemplari delle cosiddette "Cartelle Gozzadini".

Albano Sorbelli, direttore della biblioteca per quasi l'intera prima metà del Novecento, provvide al primo riordino e alla catalogazione dell'iconografia, cominciando dalla Collezione dei ritratti eseguiti con varie tecniche, che furono ordinati alfabeticamente e inseriti in carpette manoscritte tra il 1912 e il 1913. Oggi costituiscono l'archivio di oltre 10.000 immagini denominato Facies, database con un apparato descrittivo "leggero", disponibile sulla pagina web dell'Archiginnasio insieme a tante altre raccolte digitali (badigit.comune.bologna.it/facies/index.asp): è stato parzialmente recuperato da Imago per un totale di 615 stampe.

La consultazione dei materiali, benché non sostitutiva dell'originale, consente un enorme risparmio di tempo per i ricercatori, anche perché, per realizzare una base dati che si rispetti, i singoli documenti devono passare al vaglio di una rigorosa analisi, seguita da una descrizione secondo gli standard prescelti. Esemplare, da questo punto di vista, la catalogazione in Imago (imago.sebina.it/SebinaOpacIMAGO/Opac) che, a un alto livello di completezza, ha interessato per intero in Archiginnasio la Raccolta di stampe di autori vari (6.500 pezzi), la Raccolta di stampe per soggetto (5.471) e le 1.320 stampe sciolte individuate nelle "Cartelle Gozzadini". Il conto sale comprendendo, come si è fatto, anche le stampe edite nei volumi illustrati presenti in biblioteca.

In passato si disponeva di strumenti catalografici più sobri, con un potenziale informativo assai minore: tra le collezioni citate, la Raccolta autori vari aveva un'inventariazione completa a schede cartacee manoscritte, condotta negli anni Trenta dai professori Rezio Buscaroli e Armando Pelliccioni, e conclusa nel secondo dopoguerra da Lia Bigiavi, che all'inizio degli anni Sessanta colmò le lacune causate dalle devastazioni belliche. La Raccolta di stampe per soggetto, invece, presentava una soddisfacente registrazione cartacea, manoscritta come ogni inventario tradizionale, incominciata alla fine degli anni Settanta e poi via via sempre continuata, poiché tale raccolta è aperta ai nuovi ingressi; la Raccolta di stampe delle "Cartelle Gozzadini" era consultabile soltanto scorrendo la calligrafia (per fortuna ben decifrabile) di Rezio Buscaroli, che ottant'anni fa si era addentrato per primo in questo corpus ricco di memorie locali. Tre diverse tranches, tre diverse modalità di consultazione: ore di lavoro per gli utenti, sempre preda del timore di essersi lasciati sfuggire per distrazione proprio l'informazione cercata. Chi è avvezzo a queste lungaggini saprà apprezzare al massimo il privilegio di ottenere facilmente, attraverso la tastiera di un computer, le certezze un tempo così faticosamente raggiunte.

E il futuro? Mentre l'IBC si occupa di rendere totalmente fruibile il corpus delle stampe implementando Imago, l'Archiginnasio continua autonomamente l'incremento delle raccolte digitali sul proprio sito. La prossima tappa in ordine di tempo riguarderà la cartografia bolognese della città e del territorio (circa 300 pezzi); poi sarà la volta dei disegni (7.000 pezzi, inclusi i 3.000 della raccolta di Pelagio Palagi).

Insomma, tutto si fa per superare gli inventari preesistenti all'era digitale: scritti pazientemente a mano o a macchina, ma pur sempre su carta. Trasponendo le informazioni opportunamente divise in campi, corredandole di immagini digitali, si restituisce agli utenti una modalità efficiente di ricerca. La versatilità della catalogazione informatizzata rende possibile ordinare i dati a seconda delle necessità, ora confezionando inventari topografici, ora creando liste di soggetti, ora elencando le opere eseguite dal medesimo autore, e così via, voce per voce. Con l'ulteriore vantaggio di recepire in tempo reale un eventuale feed back da parte dei lettori, sempre in funzione di una maggiore correttezza, di un costante arricchimento.

Nella mobilità della situazione attuale resta comunque un sentimento di gratitudine verso coloro che ci hanno preceduto e, con scelte consapevoli, hanno saputo dare una veste efficace e decorosa agli inventari di un tempo, i quali potevano essere migliorati fino al livello della pubblicazione, raggiungendo una versione definitiva, in qualche modo chiusa; a noi gli archivi informatici di oggi danno la possibilità, e il dovere, di considerare la catalogazione un work in progress, almeno fintanto che non avremo conseguito quella perfezione che non è di questo mondo, nemmeno se digitale.