Rivista "IBC" XIX, 2011, 3
biblioteche e archivi / media, progetti e realizzazioni, pubblicazioni
La guida on line Fondi nel web (badigit.comune.bologna.it/fondi/index.html) mette a disposizione degli utenti un elenco generale completo e aggiornato dei fondi archivistici e documentari della Biblioteca bolognese dell'Archiginnasio.1 Comprende schede sintetiche a livello fondo e, per i nuclei documentari riordinati e inventariati di recente, descrizioni più approfondite (scheda estesa, struttura, scheda soggetto produttore).
La guida presenta in maniera del tutto nuova, rispetto alla bibliografia a stampa precedente, i dati relativi a 254 tra archivi e raccolte (consistenza totale: 17.000 pezzi circa, pari a 1.176 metri lineari). Le schede relative ai fondi, così come quelle (per ora in numero limitato) relative ai soggetti produttori collegati, sono state infatti redatte sulla base degli standard internazionali di descrizione archivistica ISAD(G) e ISAAR. Sono inoltre disponibili, oltre alle liste alfabetiche, modalità aggiuntive di interrogazione: ricerca libera, ricerca in base a periodizzazioni cronologiche, aree tematiche e tipologie documentarie.
Il progetto
Da tempo era avvertita l'esigenza di procedere alla redazione di uno strumento di ricerca aggiornato, che includesse le descrizioni relative a fondi archivistici e raccolte non compresi nell'elenco redatto nel 1979,2 in quanto pervenuti in anni successivi o costituiti da materiali recuperati in anni diversi nel corso di lavori di riordino dei depositi della biblioteca. La prima ipotesi formulata in fase progettuale per la redazione di una guida aggiornata prevedeva di integrare semplicemente l'elenco a stampa del 1979. Ben presto, tuttavia, ci si è resi conto che una soluzione di questo tipo, oltre a non corrispondere compiutamente agli standard archivistici vigenti, sarebbe risultata probabilmente inadeguata alle attuali esigenze di ricerca, non solo degli studiosi ma anche di un pubblico più largo.
L'attività di reference in Sala manoscritti, a contatto quotidiano con studiosi specialisti, ma anche con studenti, professionisti (architetti, restauratori, giornalisti) e ricercatori "amatoriali", si è confrontata, in anni recenti, con richieste di informazione sempre più diversificate. L'avvento di internet e la diffusione dei sistemi informativi on line hanno inoltre inciso notevolmente sulle modalità di ricerca messe in atto dagli utenti. Da qui la necessità e il dovere, da parte nostra, di ampliare e diversificare le strategie di risposta, senza però rinunciare alle specifiche e corrette metodologie necessarie per affrontare la documentazione archivistica.
La progettazione di una nuova guida ai fondi gestiti dalla Sezione manoscritti e rari doveva inoltre, necessariamente, rapportarsi con la particolarità e la varietà di questa significativa porzione del patrimonio della biblioteca. Accanto ad archivi di persona, familiari e di enti sostanzialmente conservati nella loro integrità e organicità, sono infatti presenti anche raccolte (di autografi, di manoscritti, di materiale a stampa) formate con documenti che originariamente appartenevano ad archivi, insiemi a carattere "ibrido" (in parte archivio e in parte raccolta) costituiti riunendo documentazione di diversa provenienza ma ritenuta afferente a un medesimo argomento (per esempio un illustre personaggio), piccoli fondi derivanti dallo scorporo di complessi documentari preesistenti, frammenti e spezzoni d'archivio recuperati sul mercato antiquario o pervenuti in dono all'Archiginnasio nel corso di circa due secoli.
In fase progettuale si è pertanto avvertita come assolutamente necessaria, al di là della variegata casistica, una visione unitaria dei fondi, considerati come entità in molti casi legate da articolate relazioni derivanti dalla comune provenienza. Tutti i fondi identificati sono stati pertanto analizzati e descritti sulla base degli standard internazionali di descrizione archivistica, all'interno del quadro generale di riferimento rappresentato dalla "storia delle carte" in biblioteca, segnalando quindi collegamenti, nessi e fratture.
Non bisogna inoltre dimenticare che, tra i fondi librari dell'Archiginnasio diversi dalle raccolte generali, sono presenti numerose librerie personali di studiosi, intellettuali e bibliofili. È evidente come in questa prospettiva i molteplici intrecci tra le diverse tipologie (archivi, raccolte, fondi librari) si moltiplichino e si infittiscano ulteriormente. Molti archivi sono infatti in stretta relazione con lalibreria personale creata dal medesimo soggetto produttore/raccoglitore. Occorreva quindi predisporre uno strumento che potesse offrire una corretta descrizione sintetica di tipo archivistico, a livello "alto" (fondo), rivolta sia agli specialisti che a un pubblico più ampio, e integrata con modalità di ricerca aggiuntive e "sperimentali".
Altra esigenza individuata è stata quella di mettere in relazione la descrizione di tipo archivistico con altre risorse informative già presenti in Archiweb - La biblioteca digitale dell'Archiginnasio, riguardanti parti di fondi descritte secondo standard propri di quella particolare tipologia (è il caso delle raccolte di documenti a stampa o delle fotografie).3 Sotto quest'ultimo aspetto, tra gli obiettivi prioritari è stato individuato quello del collegamento e della progressiva integrazione tra le diverse risorse informative messe a disposizione degli utenti.
Era necessario, infine, porre le basi per lo scambio di informazioni e la messa in rete con altre istituzioni o con progetti in corso a livello locale e nazionale. Si è scelto quindi di elaborare un progetto del tutto nuovo rispetto alla pubblicazione a stampa: la guida on line. Il lavoro per la realizzazione della guida e per la pubblicazione sul web è stato svolto interamente da personale interno alla Biblioteca (Sezione manoscritti e rari e Ufficio progetti informatici).4
Rispetto all'ultimo elenco generale pubblicato a stampa (1979), che comprendeva 180 fondi, ne sono stati aggiunti 79 del tutto nuovi. Le ricerche e gli approfondimenti effettuati nel corso dei lavori relativamente alla provenienza dei materiali e alla loro configurazione attuale hanno inoltre consentito di identificare e descrivere, con maggiore precisione, alcuni tra i complessi documentari già censiti, portando così il totale dei fondi a 254.
La base dati inizialmente costituita con l'ausilio del software Access è stata in seguito sottoposta a un processo di elaborazione per la pubblicazione sul web, selezionando e normalizzando i campi in cui effettuare la ricerca. Dopo aver predisposto il database è stata creata l'interfaccia di interrogazione web costituita da un modulo HTML con campo testuale per la ricerca libera e menu a tendina per le ricerche guidate. Per l'interrogazione del database è stato realizzato un motore di ricerca in ASP (Active Server Pages) basato su linguaggio Vbscript. È stato infine creato il template per la presentazione dei risultati della ricerca e la visualizzazione delle schede dei fondi.
Caratteristiche e funzionalità specifiche della guida
La scheda sintetica del fondo contiene i campi: "Codice identificativo"; "Livello"; "Denominazione"; "Date"; "Consistenza"; "Soggetto/i produttore/i"; "Ambiti e contenuto"; "Modalità di acquisizione"; "Strumenti di ricerca"; "Bibliografia"; "Note"; "Altre informazioni bibliografiche"; "Redazione e revisione".
Nel campo "Note" sono state inserite anche eventuali informazioni relative a documentazione collegata presente in altri fondi dell'Archiginnasio e/o in altri istituti. Dalle schede, attraverso i riferimenti forniti nel campo "Note", è possibile accedere direttamente, mediante link, ad altre banche dati e risorse informative già disponibili nelle raccolte digitali della biblioteca.
In fondo alla scheda compaiono - in grassetto nero se attivi (si tratta di fondi recentemente inventariati), altrimenti in grigio - i link: "Scheda fondo estesa"; "Struttura del fondo"; "Inventario"; "Scheda soggetto produttore". I tags nel riquadro di fondo pagina sono relativi alla classificazione tematica e documentaria e rimandano all'insieme di fondi appartenenti alla stessa tipologia.
L'accesso ai dati può avvenire tramite lista oppure mediante l'utilizzo di campi di ricerca. La "Lista dei fondi A-Z" elenca in ordine alfabetico i 254 fondi archivistici e raccolte documentarie della Biblioteca dell'Archiginnasio. Inserendo nella maschera "Ricerca libera" uno o più termini, verrà effettuata l'interrogazione nei campi: "Denominazione"; "Soggetto/i produttore/i"; "Ambiti e contenuto"; "Modalità di acquisizione"; "Note".
La "Ricerca guidata" avviene mediante i campi: "Soggetto produttore"; "Aree tematiche"; "Tipologie documentarie"; "Secolo". Il primo menu a tendina permette di selezionare voci del campo "Aree tematiche", per esempio: Archeologia e storia antica; Architettura e urbanistica; Biblioteche, biblioteconomia e bibliografia; Corporazioni e confraternite; Donne; Editoria e tipografia; Governo e Amministrazione; Lingua e letteratura italiana; Politica e partiti politici; Risorgimento; Scienze fisiche matematiche e naturali; Scuola e università; Spettacolo; Tradizioni e folklore; Viaggi. Il secondo menu a tendina permette di selezionare le voci del campo "Tipologie documentarie", per esempio: Autografi (raccolte/collezioni); Bandi, avvisi e notificazioni a stampa (raccolte/collezioni); Carte geografiche e atlanti; Carteggi, lettere e corrispondenza; Fotografie; Materiali a carattere iconografico (raccolte/collezioni); Stampe d'occasione.
Gli elenchi di fondi individuati mediante le ricerche nei campi "Aree tematiche" e "Tipologie documentarie" non sono ovviamente da considerarsi come esaustivi, bensì come una prima selezione operata sulla base di criteri di rilevanza qualitativa e quantitativa della documentazione rispetto alla tipologia selezionata. L'ultimo menu a tendina permette di selezionare le voci del campo "Secolo", per ricerche in base a periodizzazioni cronologiche.
Possibili sviluppi futuri
Tra i possibili sviluppi futuri della guida on line vi sono l'inserimento di oggetti e risorse in formato digitale (inventari a stampa pubblicati nel bollettino della Biblioteca "L'Archiginnasio", riproduzioni di manoscritti, eccetera), l'integrazione con nuove banche dati in corso di elaborazione (in primo luogo quella relativa alla tipologia documentaria "Carteggi"), nonché con altre banche dati (da costruire) relative a fondi e raccolte di diversa natura presenti in biblioteca (fondi librari, disegni e stampe).
Altre possibilità di sviluppo sono rappresentate dal collegamento a inventari on line di fondi dell'Archiginnasio residenti in altri sistemi informativi (Città per gli archivi, IBC Archivi),5 come anche lo studio e la valutazione tecnica circa l'interoperabilità e/o l'integrazione con altri sistemi, in particolare per la costituzione di authority files di soggetti produttori/autori.
Note
(1) Le pagine web indicate in questo articolo sono aggiornate al 7 giugno 2011.
(2) M. Fanti, Consistenza e condizioni attuali delle raccolte manoscritte della Biblioteca Comunale dell'Archiginnasio, "L'Archiginnasio", LXXIV, 1979, pp. 7-38, che aggiornava F. Mancini, Consistenza e condizioni attuali delle raccolte manoscritte della Biblioteca comunale dell'Archiginnasio, "L'Archiginnasio", XLVI-XLVII, 1951-1952, pp. 34-65.
(3) Si vedano, a titolo di esempio, la catalogazione in SBN, con legame all'immagine digitale, delle fotografie conservate nel fondo "Antonio Cervi" e di una parte dei bandi a stampa del fondo "Bandi Merlani".
(4) Maria Grazia Bollini, Patrizia Busi, Paola Foschi, Clara Maldini e Arabella Riccò (Sezione manoscritti e rari), con la supervisione di Pierangelo Bellettini e Anna Manfron; Ruggero Ruggeri e Rita Zoppellari (Ufficio progetti informatici).
(5) Si veda il collegamento, già attivo, dalla scheda del fondo "Cincinnato Baruzzi" al relativo inventario, residente nel sistema informativo IBC Archivi.
Azioni sul documento
