Rivista "IBC" XI, 2003, 1
biblioteche e archivi / convegni e seminari, progetti e realizzazioni
Il 29 novembre scorso, nella Biblioteca Palatina di Parma, si è tenuto un seminario sul tema "Biblioteche in rete per la condivisione delle risorse e l'armonizzazione dei servizi", un appuntamento organizzato dal Comune, dalla Provincia e dall'Università parmensi, dalla Palatina stessa e dall'IBC - Soprintendenza per i beni librari e documentari della Regione Emilia-Romagna. Pubblichiamo il testo di una delle comunicazioni preparate per l'occasione.
La costituzione del Polo bibliotecario parmense è il primo importante risultato della convenzione tra il Ministero per i beni e le attività culturali, l'Istituto per i beni culturali (IBC) della Regione Emilia-Romagna, l'Università degli Studi, la Provincia e il Comune di Parma, convenzione sottoscritta il 26 marzo 2001. La convenzione traccia le linee guida di sviluppo della cooperazione tra le biblioteche, definisce gli organi di governo della cooperazione (il comitato di gestione, la commissione tecnica, l'assemblea degli utenti), fissa le quote di partecipazione alle spese per ogni ente e assegna all'Università degli Studi di Parma il ruolo di gestore tecnico del Polo.
Il catalogo unico parmense nasce nel novembre 2001 dalla fusione dei precedenti cataloghi cittadini: quello dell'Università di Parma e quello delle biblioteche civiche, comprensivo dei dati immessi dalle biblioteche della provincia di Parma, dalla Biblioteca Palatina e dalle altre biblioteche cittadine che con la Palatina o il Comune di Parma avevano sottoscritto convenzioni (ad esempio la Biblioteca dei Padri Saveriani e quelle afferenti al Ministero per i beni e le attività culturali). Quello che ci ha permesso di unificare gli archivi di dati senza ulteriori interventi e senza soluzione di continuità è stato condividere la stesso software, ovvero Sebina. Le biblioteche del Comune di Parma e alcune biblioteche comunali della Provincia hanno adottato Sebina Produx fin dal 1990. La Palatina nel 1994. L'Università di Parma nel 1997. In quella data sono stati recuperati - dopo un processo di conversione in automatico - i dati del precedente catalogo elettronico gestito in DOBIS, ovvero i record bibliografici relativi a quanto era stato acquisito e catalogato dalle biblioteche dell'Università a partire dai primi anni Ottanta.
Al momento della fusione il numero dei volumi collocati nelle biblioteche del Polo era di oltre 622.000. A fine ottobre 2002 i volumi collocati sono 740.621. Per quanto riguarda il numero delle biblioteche afferenti al Polo parmense il totale è attualmente di 62, così ripartite:
- 19 sono appartenenti all'Università degli Studi (di queste alcune sono accorpamenti virtuali di più biblioteche reali: ad esempio, le Biblioteche di Giurisprudenza, di Medicina e di Veterinaria);
- 12 fanno capo al Comune di Parma;
- 7 sono statali e afferenti per lo più al Ministero per i beni e le attività culturali;
- 17 sono biblioteche comunali in provincia di Parma, di cui 15 interattive: 8 gestiscono anche i movimenti di prestito, 7 ancora condividono solo i dati catalografici ma a breve scaricheranno anche i dati gestionali, 2 (Soragna e Fontanellato) hanno solo localizzazioni. Prossimamente altre 4 biblioteche in provincia di Parma verranno attivate: Neviano degli Arduini, Monchio, Palanzano e Corniglio;
- 7 appartengono ad altri enti (si tratta di biblioteche ecclesiastiche, di fondazioni e scolastiche, di cui due non ancora attive: Melloni e Toschi).
Altre richieste di adesione da parte di biblioteche di altri enti (ad esempio: biblioteche scolastiche ed ecclesiastiche) stanno per essere formalizzate.
Dall'aprile 2002 il Polo bibliotecario parmense è divenuto un polo del Servizio bibliotecario nazionale (il sesto polo SBN in regione). 38 delle 62 biblioteche sono state configurate come biblioteche attive nell'Indice SBN: di queste, 18 sono dell'Università, 11 del Comune di Parma, 5 del Ministero per i beni e le attività culturali, una si trova in provincia (la Biblioteca di Fidenza), 3 fanno capo ad altri enti (Saveriani, Conservatorio di musica, Istituto storico della Resistenza).
Immediatamente prima dell'attivazione del Polo SBN è avvenuta la "migrazione" ovvero lo scarico di parte dei dati del catalogo nell'Indice SBN. La scelta del nostro Polo è stata quella di una migrazione controllata, sono stati inviati cioè all'Indice solo i record precedentemente confrontati con l'Indice e contrassegnati: in tutto circa settantamila titoli. Una volta attivata la catalogazione partecipata con l'indice nazionale, per il nostro Polo è iniziata l'attività di creazione e cattura delle notizie in SBN relativamente alle tipologie di materiale "libro moderno" e "libro antico".
Pertanto una delle principali caratteristiche del Polo SBN di Parma è che, al momento, la percentuale più consistente del proprio catalogo elettronico è presente solo in Polo: nei prossimi mesi, anche a seguito dell'attivazione di progetti mirati al recupero del pregresso, si intraprenderanno consistenti movimenti di controllo, bonifica e passaggio di titoli in Indice oltre alle nuove catture e creazioni.
Da sempre, ma in particolare da quando si è attivato il Polo SBN, è centrale l'attività di monitoraggio, di controllo della qualità dei dati e di supporto alla attività catalografica. Di pari passo l'attività di formazione e aggiornamento professionale dei bibliotecari e di tutti gli operatori del Polo (oltre duecento, suddivisi per profilo). Fin dal 1997 si è lavorato per creare momenti di formazione partecipata tra gli enti sottoscrittori della Convenzione. Con periodicità annuale si tengono corsi rivolti in particolare ai catalogatori del Polo tesi a illustrare - per le varie tipologie di materiale - gli standard catalografici internazionali e quelli previsti da SBN e Sebina. Ruolo importantissimo per l'attività di formazione è senza dubbio quello della Soprintendenza per i beni librari e documentari della nostra Regione, che rappresenta assieme all'Istituto centrale per il catalogo unico il punto di riferimento principale per quanto attiene la conoscenza e la diffusione delle normative catalografiche e procedure SBN e Sebina, e i loro continui aggiornamenti ed evoluzioni.
Per quanto riguarda i materiali catalogati negli archivi del Polo bibliotecario parmense la situazione è qui di seguito descritta.
L'archivio "Libro moderno" (540.433 titoli, dei quali 15.966 periodici) contiene le pubblicazioni monografiche e seriali edite a partire dal 1831. È l'archivio più consistente dato che le biblioteche catalogano qui sistematicamente i materiali a stampa di nuova acquisizione.
Trovano spazio in questo archivio anche i prodotti dell'editoria elettronica - sia pubblicati su supporto locale, come CD-ROM, sia in remoto, ovvero localizzati su server di Polo, di Ateneo o comunque in punti accessibili della Rete. Al momento le risorse elettroniche remote - quali ad esempio le banche dati, i periodici elettronici e i documenti internet - vengono catalogate solo in Polo e riportano, oltre ad una breve descrizione, l'indirizzo e le condizioni di accessibilità. In questo archivio (e in parte in quello del "Libro antico") si trova catalogata anche la raccolta di duemila libretti d'opera posseduti dalle biblioteche e dagli archivi comunali (in particolare: l'Archivio storico comunale, l'Archivio del Teatro Regio e della Casa della Musica).
L'incremento dei titoli del "Libro moderno" è di circa quattromila-quattromilacinquecento nuovi titoli al mese, ed è in aumento. La percentuale dei titoli condivisi con l'Indice (rispetto ai nuovi titoli creati nell'archivio "Libro moderno") è di circa l'ottanta per cento mentre la percentuale di cattura dall'Indice è di circa il settanta per cento (con punte anche più elevate in alcuni contesti disciplinari). Le nuove creazioni riguardano in misura molto ridotta documenti di nuova acquisizione, per la stragrande maggioranza dei casi si tratta invece di opere non recenti. Alcune biblioteche del Polo sono infatti attualmente impegnate in operazioni di recupero del pregresso: in particolare, l'Istituto nazionale di studi verdiani sta catalogando in SBN la sua intera raccolta di libri e una qualche attività di recupero del retrospettivo è in corso presso alcune biblioteche dell'Università.
L'archivio "Libro antico" contiene al momento circa diecimila titoli - quasi tutti solo in Polo. Dalla costituzione del polo SBN l'attività di catalogazione partecipata con l'Indice per quanto riguarda l'antico è iniziata in misura minore rispetto al libro moderno.
La maggior parte dei documenti è posseduta dalla Biblioteca Palatina, che ha catalogato in Sebina circa seimila volumi del Fondo Palatino. Un'altra parte consistente è posseduta dalle biblioteche civiche di Parma. Qualche centinaia di titoli è posseduta dall'Università e dalla Biblioteca Saveriana. A breve anche la Biblioteca di Fidenza inizierà la catalogazione del suo fondo storico, che ammonta a circa undicimila volumi.
Gli altri materiali - ovvero gli audiovisivi, i materiali grafici e le edizioni musicali - sono catalogati al momento solo in Polo. Il software Sebina ci consente infatti di gestire in archivi specifici questi tipi di materiali, che vengono descritti e catalogati sulla base degli specifici standard bibliografici. Questi materiali, che connotano in modo specifico la realtà parmense, ci offrono in molti casi occasioni di studio, approfondimento e confronto con altre esperienze in corso in Italia e anche in campo internazionale.
Per quanto riguarda in particolare gli "Audiovisivi" (12.821 titoli al 25 novembre 2002), in questo archivio sono catalogati videoregistrazioni, cassette sonore, filmati e simili. Qui si trova l'intera raccolta della Videoteca comunale e i materiali audiovisivi posseduti un po' da tutte le biblioteche del Polo. Nell'archivio audiovisivi è stato di recente riversato anche il catalogo della Fondazione Medikinale che comprende quasi tremila film e documentari scientifici.
Nell'archivio della "Grafica" (11.971 titoli al 25 novembre 2002) troviamo al momento una buona parte delle tipologie di materiali grafici posseduti dalle biblioteche: disegni, stampe, fotografie, manifesti, cartoline, locandine, e simili. Per altre tipologie di materiali grafici - ad esempio mappe e carte geografiche - ci attiveremo nei prossimi mesi. È già in corso, invece, la catalogazione del fondo delle fotografie otto-novecentesche e dei manifesti teatrali dell'Archivio storico del Teatro Regio (materiali oggi collocati presso la Casa della Musica). Quest'anno, inoltre, con un finanziamento dell'IBC, ha preso il via un progetto di catalogazione dei materiali dello CSAC, il Centro studi e archivio della comunicazione dell'Università di Parma. Si sta lavorando alla catalogazione dei progetti di architettura (in particolare del fondo dell'architetto Vietti), dei disegni di moda (a cominciare da quelli originali dell'Atelier Schubert), della raccolta di manifesti politici, e dei depliant e materiali grafici vari legati a eventi teatrali, cinematografici ed espositivi. Per tutte queste tipologie di materiali stiamo operando in modo da renderne accessibili le immagini digitali nei formati previsti dallo standard ICCD (l'Istituto centrale per il catalogo e la documentazione). Tramite il catalogo accessibile via web (l'OPAC, Online Public Access Catalogue) sarà possibile linkare direttamente le immagini, in un primo tempo a risoluzione medio-bassa, successivamente anche ad alta o altissima risoluzione.
Infine i materiali musicali (11.145 titoli al 25 novembre 2002): un consistente numero di documenti posseduti dalle biblioteche musicali di Parma è catalogato nell'archivio "Musica" del Polo. Un'altra parte, invece, è catalogata o semplicemente localizzata in SBN: al momento, infatti, la sezione musicale della Biblioteca Palatina alimenta - con la procedura off-line - la base dati "Musica" SBN e ha inserito così circa tremila fra edizioni e manoscritti musicali. Sempre nella base dati musica di SBN sono stati localizzati anche oltre cinquecento documenti del fondo "Sanvitale" dell'Archivio storico del Teatro Regio. Gli altri documenti appartenenti a questo fondo sono stati, invece, catalogati nell'archivio "Musica" di Polo. Qui sono catalogati anche dischi e CD musicali (in particolare la discoteca del Museo Toscanini) mentre è in fase iniziale la catalogazione del fondo musicale "Slawitz" di Noceto sulla base di un finanziamento dell'IBC. Ci aspettiamo nei prossimi tempi un notevole incremento di questa base dati anche a seguito di progetti mirati alla catalogazione dei materiali posseduti dalle biblioteche musicali della città.
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