Rivista "IBC" XXIV, 2016, 2
biblioteche e archivi / convegni e seminari, leggi e politiche
In Emilia-Romagna, “l'organizzazione bibliotecaria regionale è costituita dall'insieme di biblioteche, archivi, fototeche, fonoteche, videoteche, mediateche e altri centri di documentazione e informazione, comunque denominati, degli Enti locali e di altri soggetti pubblici e privati convenzionati, e dal complesso dei servizi e delle attività rivolte a favorire l'accesso di tutti i cittadini alla conoscenza e all'informazione.” (1) “Le biblioteche degli Enti locali e quelle convenzionate incrementano le proprie risorse informative e forniscono i loro servizi in collaborazione con altre biblioteche e istituti presenti nel territorio e di livello regionale, nazionale ed internazionale, al fine di realizzare un servizio bibliotecario integrato. Gli enti titolari di biblioteche, centri di documentazione e archivi, d'intesa con i Comuni [...], costituiscono sistemi bibliotecari, archivistici e informativi, per il miglioramento dei servizi al pubblico, attraverso la stipula di convenzioni.” (2) Così la legge regionale.
Da quest’anno, con l’adesione della rete bibliotecaria del piacentino (formalizzata il 28 novembre 2016), si può finalmente affermare che tutti gli otto poli bibliotecari territoriali presenti in regione aderiscono al Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), partecipando così alla formazione e all’incremento del catalogo collettivo nazionale, l’Indice SBN. Del catalogo, infatti, le biblioteche – organizzate in poli – sono i principali centri produttivi.
La cooperazione bibliotecaria in Emilia-Romagna ha una storia lunga e anche ricca di risultati incoraggianti. La regione è stata tra le prime ad aderire al progetto SBN, e si può dire che, ormai da tempo, pressoché tutte le principali biblioteche del territorio regionale partecipano a un polo. I poli bibliotecari – all’interno dei quali la collaborazione normalmente non si limita al catalogo e all’informatica, come è stato spesso sottolineato, poiché sono luoghi di buone pratiche, di scambio, di formazione, oltre che di armonizzazione dei servizi – sono un esempio quasi isolato di servizi pubblici resi in collaborazione tra enti. Si tratta di una modalità organizzativa che contraddistingue le biblioteche da sempre e che ha prodotto esiti ottimali in termini di efficienza e di efficacia per tutti i partecipanti e per l’utenza.
Questo processo di integrazione crescente, che ha visto i sistemi bibliotecari aggregarsi mano a mano fino a costituire gli attuali otto poli inter-istituzionali (3), è stato fortemente sostenuto, fin dagli anni ottanta, dalla Regione Emilia-Romagna, tramite l’IBACN, l’Istituto regionale per i beni artistici, culturali e naturali, sia finanziariamente che tecnicamente. Il software Sebina, di cui IBACN è co-proprietario, e di cui ha sempre guidato e sostenuto lo sviluppo, in collaborazione con i sistemi bibliotecari che lo utilizzano, è oggi l’applicativo certificato SBN maggiormente diffuso a livello nazionale.
L’Indice SBN nel frattempo è diventato una fondamentale infrastruttura di servizio per le biblioteche, sul piano nazionale, mettendo in comunicazione tra loro le biblioteche e i poli. Cosa si aspettano i poli, che vengono a volte chiamati “la periferia”, ma rappresentano in realtà i gangli produttivi della rete, dal servizio di Indice? Innanzitutto che sia una infrastruttura veloce ed affidabile, mantenuta e sostenuta con continuità, che abbia regole chiare e condivise; che sia possibile e tempestiva la comunicazione tra tutti gli attori. Di fronte alle difficoltà riscontrate spesso in questi anni di crisi, che hanno a volte fatto temere persino per i servizi fondamentali, forse occorre chiedersi se non sia la struttura stessa di SBN che, a causa del forte centralismo che la costituisce, stia mostrando la propria debolezza a fronte di una crescente complessità. Certo è che lo scopo principale della rete è chiaro, eminentemente pratico e concreto: garantire la qualità del catalogo e l’efficacia dei servizi, facilitare il lavoro dei bibliotecari e l’accesso degli utenti ai documenti.
Ma naturalmente le attività dei poli non si limitano a quelle gestite tramite SBN, ogni polo condivide anche altre risorse e servizi, sia offerti alle biblioteche partecipanti che al pubblico.
Il complesso dei sistemi bibliotecari in Emilia-Romagna ha dimensioni ormai importanti; conta ad oggi più di 700 biblioteche, che hanno inserito nei cataloghi di polo oltre 20 milioni di documenti (inventari), relativi a più di 12 milioni di edizioni. Prendendo come anno di riferimento il 2015, gli utenti iscritti risultano 2.261.376, di cui 517.790 “attivi” (cioè utenti del servizio di prestito con almeno un documento l’anno); i movimenti di documenti fisici ammontano a 7.307.035. Le biblioteche universitarie da tempo erogano gran parte dei servizi in digitale e online; le pubbliche si stanno spingendo con più forza anche in questo campo, con numeri ancora contenuti ma in costante crescita.
Per quanto riguarda la composizione dei sistemi bibliotecari, in Emilia-Romagna è stato applicato il criterio della prossimità territoriale tra i componenti, con qualche eccezione rappresentata dalle biblioteche universitarie che, anche se fisicamente collocate in sedi distaccate, partecipano al polo della sede principale dell’ateneo cui appartengono.
Al di là delle diverse soluzioni adottate localmente (ad esempio, la gestione tecnica del polo è in genere in capo alle Università, ove presenti), fino al 2015 sono state le Province a coordinare la partecipazione ai poli delle biblioteche degli enti locali – capoluoghi esclusi, promuovendo i sistemi e collaborando attivamente alla loro gestione.
Le vicende della recente riforma istituzionale hanno visto una lunga gestazione e diverse fasi, il che ha creato agli enti non poche difficoltà organizzative e amministrative nella gestione delle convenzioni di polo durante gli anni di transizione. Quando però il quadro si è chiarito e la riforma del sistema di governo territoriale è potuta diventare legge regionale, con il superamento del ruolo delle Province per il settore Cultura, è diventata urgente la necessità di riorganizzare i poli, per evitare interruzione di sistemi ormai molto consolidati, indispensabili per la gestione delle biblioteche e l’erogazione dei servizi al pubblico.
Un anno dopo, si può sostenere che a questa urgenza il territorio ha risposto molto bene e tutti gli enti partner hanno agito con grande senso di responsabilità. Nonostante le difficoltà di risorse sia economiche che di personale, i poli si sono velocemente riorganizzati e quasi ovunque il ruolo di capofila degli enti locali nei poli è stato assunto dai Comuni capoluogo. (4) L’esperienza è ancora troppo breve per tracciare bilanci di quello che rappresenta un vero cambio di prospettiva istituzionale, ma possiamo senz’altro testimoniare l’impegno profuso da parte di tutti, che ha dato primi risultati incoraggianti.
Del resto, consapevoli dell’importanza dell’esperienza cooperativa e dei rischi connessi alla fase di transizione per i servizi bibliotecari, anche il nuovo programma della Regione per la rifinanziata Legge regionale n. 18/2000 ha messo un accento particolare sui sistemi, evidenziando che “occorre oggi potenziare i progetti cooperativi, sia sul versante tecnologico che sul versante organizzativo, anche in riferimento al nuovo assetto istituzionale del territorio, all’armonizzazione dei criteri di suddivisione della spesa nei territori, alla semplificazione amministrativa e alla sostenibilità nel lungo periodo”. (5)
Se IBACN ha sempre partecipato direttamente alle attività dei poli, sia offrendo consulenza tecnico-scientifica che il sostegno a progetti specifici, è chiaro che con il riordino territoriale si è inevitabilmente ampliato il ruolo regionale, che ha riassorbito funzioni di valorizzazione e gestione coordinata finora tipicamente delegate alle Province. Resta vero che l’onere della gestione dei poli ricade per la maggior parte sugli altri enti partner: enti locali, università, ecc.: infatti, sono i centri sistema che provvedono alle spese correnti e al personale specializzato bibliotecario, tecnico, amministrativo, informatico, all’organizzazione delle diverse attività del polo, oltre che alle necessarie infrastrutture tecnologiche. Tuttavia, già con il Piano bibliotecario 2016 si è voluto dare un primo segnale forte, da questo punto di vista, intervenendo direttamente a favore dei sistemi con un contributo calcolato in base capitaria, aggiuntivo rispetto alle quote a carico degli enti partner, che i sistemi potranno utilizzare per attività e progetti di potenziamento e miglioramento dei servizi in cooperazione. Inoltre, anche per la valutazione delle altre linee di azione previste nel Piano, si è cercato di favorire la condivisione tra più enti, premiando i progetti di cooperazione anche negli ambiti dei servizi, della formazione o della valorizzazione. Come detto chiaramente nel programma regionale, tuttavia, non si tratta soltanto di salvare l’esistente: si ritiene sia necessario avviare una riflessione comune sui poli e sulle loro attività, in modo che dalle riforme istituzionali si possa cogliere l’occasione per una riorganizzazione che migliori l’efficacia e l’efficienza complessiva del sistema.
Gli obiettivi di una riorganizzazione dei servizi dei poli devono essere: ridurre i costi di esercizio liberando risorse per attività con maggior impatto sull’utenza, puntare alla massima possibile omogeneità dell’offerta di servizi agli utenti a livello regionale, definire criteri comuni per il finanziamento dei sistemi da parte degli enti, cercando di operare una vera semplificazione amministrativa; mantenendo – e, ove possibile, aumentando – il livello di qualità dei servizi. Non tramite ricette preconfezionate, ma cercando di costruire sull’esistente e di rafforzare un percorso partecipato verso una condivisione razionale e sostenibile di risorse e attività, non solo all’interno di ciascun polo, ma anche tra poli. I possibili ambiti di incremento della collaborazione sono tanti: innanzitutto, quelli tradizionali e ormai dematerializzati della tecnologia e dell’informatica, su cui si è costruita la cooperazione bibliotecaria nella sua fase iniziale. La tecnologia di oggi ci libera da vincoli del passato, ed è quasi banale ripetere che oggi le infrastrutture tecnologiche possono essere ovunque e le ottimizzazioni sono assai più praticabili che un tempo. Un primo naturale campo di collaborazione è senz’altro quello della biblioteca digitale, in cui negli ultimi mesi sono stati attivati progetti e iniziative comuni anche sulla biblioteca digitale “corrente”, un settore che finora era stato gestito soltanto a livello di singolo sistema: ad esempio il progetto Leggerete (6) di promozione della cultura digitale, in collaborazione con la Rete di Romagna e San Marino, la collezione Spider (Sistema di prestito interbibliotecario digitale Emilia-Romagna), disponibile sulle piattaforme MediaLibraryOnLine per gli utenti di tutte le reti bibliotecarie regionali, o la piattaforma MLOL Emilia di prossima attivazione.
Nell’ambito invece delle iniziative legate all’Agenda Digitale dell'Emilia-Romagna 2015-2019, IBACN sta portando avanti l’analisi di un progetto che ha come obiettivi la razionalizzazione dei costi di gestione tecnica e il miglioramento della condivisione di dati tra i sistemi informativi degli attuali otto poli bibliotecari, tramite il loro progressivo consolidamento in una unica infrastruttura tecnologica multi-polo. “Multi-polo”, perché il progetto non si propone di forzare accorpamenti o andare necessariamente verso un unico polo regionale. In questi anni abbiamo ben compreso che il Polo non rappresenta soltanto una forma di condivisione dei sistemi informativi, ma è soprattutto una modalità efficace di organizzazione dei servizi bibliotecari di un dato territorio: il dimensionamento dei poli va quindi attentamente valutato, sulla base non solo di considerazioni di tipo tecnico-informatico ma soprattutto di tipo organizzativo, facendo molta attenzione a non disperdere le competenze biblioteconomiche e di coordinamento acquisite nel tempo da un territorio. Per questo motivo, un’architettura che consenta di gestire ambienti multi-polo rappresenterebbe un indubbio valore aggiunto, perché consentirebbe di razionalizzare alcune spese (che possono essere centralizzate o condivise) e contemporaneamente di favorire il coordinamento tra i sistemi bibliotecari, mantenendo però sul territorio le competenze biblioteconomiche e le modalità di gestione dei servizi che si sono nel tempo rivelate più efficaci. Ovviamente, dove ritenuto opportuno, la centralizzazione dei servizi potrebbe diventare anche un fattore facilitante nella unificazione fisica dei poli attualmente esistenti, ottenendo ulteriori ottimizzazioni sia in termini di gestione del software, sia in termini di gestione del polo nel suo complesso.
Ma si sta iniziando a ragionare anche in ambiti nuovi, nei quali finora la riflessione nel nostro territorio è stata soprattutto condotta a livello di singolo polo: quali la condivisione di metodologie per la raccolta di dati statistici dei poli; la pratica costante del benchmarking e la razionalizzazione di appalti di servizi e di forniture; azioni di sistema per il coordinamento dello sviluppo delle collezioni e la conservazione; la gestione dei magazzini e la logistica, che vede ovunque le biblioteche in grande difficoltà per i costi connessi, e che potrebbe essere più razionalmente affrontata in un’ottica di cooperazione territoriale; la promozione dei servizi; non ultimo, l’ambito importantissimo della formazione dei bibliotecari.
Questo nuovo percorso di condivisione è stato appena avviato: vuole risultare in un confronto con le biblioteche e i poli regionali, per rivedere i modelli di cooperazione che finora hanno trovato applicazione nel territorio. Occorre verificare se le soluzioni adottate sono ancora attuali o possono essere migliorate, e progettare soluzioni nuove se servono: alcuni servizi dovranno certamente restare sul territorio, altri potrebbero essere condivisi, e quindi riorganizzati su base più ampia. Si tratta di analizzare, insieme ai sistemi, gli ambiti che caratterizzano il lavoro delle biblioteche e trovare una “quadra” organizzativa, che consenta di collocare i diversi servizi nel loro ambito ottimale, sfruttando l’esperienza delle reti di cooperazione esistenti – e la molteplicità di rapporti professionali e istituzionali, tra persone ed enti, che in questi anni l’insieme della comunità di riferimento ha costruito e consolidato.
1 Art. 11 della Legge regionale 15 febbraio 2000, n. 18, “Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali”, e successive modificazioni.
2 Art. 12.3 della Legge regionale n. 18 del 2000.
3 Per un elenco aggiornato dei poli bibliotecari, si veda http://ibc.regione.emilia-romagna.it/servizi-online/biblioteche
4 Differente solo il caso della Romagna, dove la Rete – che unisce le biblioteche dei territori di Rimini, Forlì-Cesena e Ravenna, oltre a quelle della Repubblica di San Marino – è gestita dalla Provincia di Ravenna e rappresenta un’esperienza di “area vasta” ante-litteram.
5 Programma regionale degli interventi in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali (L.R. 18/2000). Obiettivi e azioni prioritarie, strumenti e modalità di intervento per il triennio 2015-2017.
6 Altre informazioni ai seguenti indirizzi: http://www.bibliotecheromagna.it/main/index.php?id_pag=559http://ibc.regione.emilia-romagna.it/notizie/2016/con-il-progetto-leggerete-si-arricchisce-la-biblioteca-digitale-regionale
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