Rivista "IBC" XVII, 2009, 3
Dossier: Gli archivi fanno sistema
biblioteche e archivi, dossier /
Il punto: dal censimento regionale
CAStE-R, il sistema informativo regionale inerente il censimento degli archivi di ente locale e di interesse locale dell'Emilia-Romagna, si configura come un sistema partecipato, a cui i conservatori concorrono tramite l'autoaggiornamento annuale di dati rilevati in loco da censitori, relativi all'anno "zero" 2004.1 Una parte di tali dati - riguardanti in particolare il servizio al pubblico, il patrimonio documentario gestito e le relative risorse informative e condizioni di accesso - alimenta il portale IBC Archivi sul sito web dell'Istituto per i beni culturali della Regione (archivi.ibc.regione.emilia-romagna.it/ibc-cms/).
A partire dalla rilevazione 2007, grazie all'attivazione di profili di accesso con abilitazioni differenziate per i conservatori e le Province e previa opportuna formazione, è stato possibile aggiornare le schede direttamente on-line. Al momento dell'aggiornamento dei dati 2008, effettuato da circa la metà dei conservatori alla data di redazione di questo articolo, nel sistema erano attivi 260 utenti. Il sistema informativo, peraltro, è andato a regime solo nel 2009, consentendo ai conservatori di registrare in tempo reale le variazioni dei dati intervenute durante l'anno in corso, mentre gli aggiornamenti 2005-2008 sono stati recuperati a posteriori con cadenza non regolare. Dal 2010, quindi, CAStE-R potrà essere utilizzato tempestivamente sia dall'IBC che dalle Province in fase di programmazione dei piani annuali di intervento.
Una chiave di lettura dei dati 2008 può essere rappresentata dalle indicazioni contenute nelle linee di indirizzo per il programma degli interventi 2007-2009,2 che per gli archivi storici prevedono come requisiti prioritari: il regolamento, l'adeguamento delle sedi alla normativa vigente in materia di sicurezza, igiene del lavoro ed eliminazione delle barriere architettoniche, nonché l'allestimento di idonei locali di conservazione e il potenziamento degli spazi destinati al pubblico, il personale con competenze specifiche e l'orario di apertura preordinato. Ebbene, nel 2008 risulta che:
· il 20,5% dei conservatori ha approvato il regolamento dell'archivio storico (era il 15,4% nel 2004);
· su 465 sedi censite, 255 sono a norma con l'abbattimento delle barriere architettoniche, pari al 54,8% (51,6% nel 2004);
· su 380 sedi che ospitano i servizi al pubblico il 16% ha locali specifici per la consulenza agli utenti, il 30,5% è dotato di sala di consultazione, il 39,7% può valersi di spazi per le attività di valorizzazione che sono fruibili nel 72% dei casi anche per attività didattiche; il 56% ha provveduto all'eliminazione delle barriere architettoniche: un trend positivo, rispetto al 2004, di 2-6 punti percentuali;
· nonostante siano pressoché raddoppiati i conservatori che sono a norma di standard,3 i locali di conservazione rispondenti ai principi dell'International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) rappresentano soltanto il 2,5%: ad abbassare tanto la percentuale è in primo luogo la mancanza di controllo di idoneità ambientale, che si effettua solo nel 3,4% dei locali di conservazione censiti; migliore la situazione degli impianti: il 75,8% dei locali ha l'impianto elettrico a norma, il 35% quello di rilevazione fumi, l'11% quello di spegnimento automatico (e l'81,6% estintori), il 32,8% quello antiintrusione;
· il 47,5% dei conservatori ha individuato formalmente il responsabile del proprio archivio storico (35,8% nel 2004), ma soltanto il 10% prevede un archivista in pianta organica (8,2% nel 2004); pressoché invariata invece la percentuale dei conservatori che si avvalgono di almeno un'unità di personale di ruolo e/o collaboratori esterni con le necessarie competenze specifiche (27%);4
· il 16,8% dei conservatori ha un orario di apertura al pubblico prefissato (14,9% nel 2004): per il 49% di questi è pari o superiore alle 10 ore settimanali, per il 44% è articolato anche su fascia pomeridiana.
Infine alcuni dati sul servizio al pubblico, estratti da un campione trasversale rappresentato da 106 conservatori che hanno effettuato regolarmente tutti gli aggiornamenti annuali:
· utenti 5780 (+39% rispetto al 2004);
· presenze 13367 (+19% rispetto al 2004);
· il 25,5% ha organizzato iniziative di valorizzazione (+12,5% rispetto al 2004);
· il 21,7% ha svolto attività didattica (-17,8% rispetto al 2004): a fronte del dato complessivo in flessione, però, si registra un incremento dei laboratori didattici organizzati (+21,2%).
[Manuela Cristoni]
... alla descrizione dei fondi
Nel percorso di valorizzazione dei beni e degli istituti culturali, perseguito dall'IBC in attuazione della legge regionale 18/2000, si situa la pubblicazione degli inventari d'archivio nel portale IBC Archivi: attualmente sono accessibili le descrizioni di circa 150 complessi archivistici, consultabili sia singolarmente (attraverso la navigazione delle singole strutture gerarchiche) sia con ricerche multiarchivio, per mezzo delle quali possono emergere interessanti contiguità e assonanze fra la documentazione conservata in archivi tra loro apparentemente distanti, anche dal punto di vista geografico.
Delle basi dati accessibili, solo una piccola percentuale è nata direttamente con xDams; negli altri casi si tratta, invece, di inventari elettronici realizzati in gran parte con Sesamo (releases 3.2 e 4.1), frutto di interventi diretti dell'Istituto su archivi storici di ente locale o di interesse locale a partire dagli anni Novanta (leggi regionali 42/1983 e 18/2000). La volontà di recuperare e rendere fruibili questi strumenti (si tratta della descrizione di circa 200 complessi archivistici) ha reso necessaria la realizzazione di un mapping tra il tracciato di Sesamo e gli elementi dello standard di marcatura EAD, per avviare la migrazione dei dati verso la piattaforma IBC-xDams: attualmente l'importazione ha riguardato i tre quarti delle basi dati disponibili. Questa operazione si è rivelata un'apprezzabile occasione di studio, anche per testare la capacità della scheda xDams di recepire e, nei limiti del possibile, "normalizzare" informazioni provenienti da basi dati create in contesti progettuali diversi. La scheda di descrizione, infatti, è stata personalizzata dall'Istituto per favorire una maggiore aderenza con la necessità di approfondire le descrizioni e con l'abituale metodologia operativa degli archivisti.
La piattaforma IBC-xDams è ora utilizzata sia per interventi diretti dell'IBC, sia per interventi condotti da altri enti ospitati nel back office: si stanno descrivendo attualmente circa 80 complessi archivistici. Sia nel caso dei work in progress, sia per gli inventari già on-line, si tratta delle descrizioni di fondi di diverse tipologie. Predominano senz'altro gli archivi storici degli enti locali (Comuni e Province) con i loro molteplici aggregati (quali, per esempio, gli archivi assistenziali, ospedalieri, di opere pie e di patronati), che comprendono descrizioni di documenti a partire dal XIV secolo; non mancano tuttavia esempi di archivi di famiglie, tanto più significativi quanto più relativi a periodi storici di forte intreccio tra oligarchia e potere politico locale; di personalità della cultura e dell'arte; di istituti scolastici; di consorzi di bonifica; di movimenti politici e, più in generale, legati al variegato mondo dell'associazionismo, da quello ottocentesco al contemporaneo.
L'attività di sviluppo della piattaforma IBC-xDams si sta ora focalizzando su tre nuove direttrici distinte: la prima volta a una più strutturata descrizione del contesto, una seconda relativa alle funzioni di indicizzazione e una terza riguardante la digitalizzazione delle risorse. Per quanto riguarda la prima direttrice, xDams consente già una descrizione dei soggetti produttori conforme allo standard ISAAR(CPF), ed è tutt'oggi utilizzato sia nell'importazione delle basi dati prodotte con il software Sesamo, sia negli interventi di inventariazione in corso. L'aggiornamento dello standard EAC rende ora necessario lo sviluppo di un tracciato descrittivo a esso conforme, per una reale apertura della piattaforma all'interoperabilità con altri sistemi informativi, sia archivistici che relativi ad altre tipologie di beni culturali. Il dibattito e l'esperienza maturati nella realizzazione di tali sistemi, infatti, individuano nel contesto la chiave di accesso privilegiata alla descrizione archivistica e lo connotano quale perno delle relazioni tra le informazioni archivistiche e le risorse, latamente intese, a esse collegate.
In stretta correlazione con questa prima direttrice si sta sviluppando la seconda. La redazione di authority records per enti, persone e famiglie (e la conseguente formulazione di liste di intestazioni d'autorità), infatti, veicola la necessità di rivedere, qualificandola, l'attività di indicizzazione e di gestione strutturata delle voci d'indice. Sotto questo aspetto la piattaforma presenta significativi punti di forza, sia nella normalizzazione dei lemmi, sia nella possibilità di condividere i termini indicizzati nei singoli interventi di descrizione. L'attività in corso è diretta a meglio distinguere (e quindi qualificare) le voci d'indice dalle intestazioni dei soggetti produttori, per offrire ad archivisti e studiosi un più idoneo strumento di lavoro e di ricerca.
Infine, per quanto riguarda la terza direttrice di sviluppo, sono in fase di test le funzioni per l'acquisizione di immagini (già predisposte in xDams), con l'obiettivo di rendere accessibili tali risorse a partire dalle schede descrittive loro dedicate. L'esperienza in corso sarà ulteriormente arricchita dal confronto con analoghi progetti e con il dibattito in corso sulla definizione di standard per la gestione delle riproduzioni digitali all'interno del Sistema archivistico nazionale.
[Mirella Maria Plazzi, Francesca Ricci]
La rete degli archivi imolesi
Il primo tassello per la costruzione di un sistema informativo locale risale alla fine degli anni Novanta, dall'idea dell'Assessorato alla cultura del Comune di Imola (Bologna) di censire gli archivi imolesi per presentarli in un'agile guida. Nel 1999, infatti, l'Archivio storico e la Biblioteca comunale di Imola (Bim) progettarono il censimento degli archivi conservati fuori dai contesti istituzionalmente deputati alla conservazione, in quanto ospitati presso i singoli produttori, quali enti, associazioni, scuole, industrie, istituzioni ecclesiastiche. L'intento era descrivere proprio quel patrimonio meno noto, e in certi casi più a rischio di dispersione, che documenta una parte significativa della vita economica, politica, sociale, culturale e religiosa della città. Nel 2009 i dati raccolti, relativi a 205 archivi presenti presso 165 soggetti conservatori, sono stati pubblicati su carta e on-line.5 A seguito del censimento e dei contatti attivati sono sopravvenute molte sollecitazioni esterne di consulenze archivistiche, sono stati avviati rapporti con enti diversi e si sono consolidate le relazioni con le associazioni locali.6 Inoltre l'apprezzamento riscontrato ha portato all'offerta di doni di fondi documentari da parte di privati che individuano l'Archivio storico come luogo di conservazione delle memorie cittadine. Si è rafforzata così la funzione di salvaguardia, fruizione e promozione svolta dall'Archivio storico, in sintonia con i valori civici di informazione propri dell'ente comunale.
Negli ultimi anni la definizione della pagina web dell'Archivio storico ha indotto alla riflessione intorno alle modalità di rappresentazione dei fondi conservati dall'Archivio, che ha sede in Biblioteca dal 1902. L'Archivio storico conserva la documentazione prodotta dagli organi di governo e di amministrazione del Comune di Imola, insieme a più di una ventina di archivi di enti e di associazioni, 59 nuclei documentari di famiglie e di persone, la documentazione dell'ospedale di Santa Maria della Scaletta, degli orfanotrofi, del manicomio, delle opere pie e delle antiche istituzioni assistenziali della città, materiali documentari relativi al Risorgimento, alla Prima e alla Seconda guerra mondiale, e l'archivio notarile mandamentale. Il patrimonio archivistico comprende oltre 29000 unità archivistiche, per oltre 2300 metri lineari. Spesso si tratta di fondi complessi, perché oltre alla documentazione archivistica comprendono anche materiali eterogenei, quali libri e oggetti diversi, acquisiti dal Comune e conservati presso i suoi istituti culturali (Archivio storico, Biblioteca, Musei civici).
La svolta per far sì che l'Archivio storico si candidi come referente per la creazione di un sistema informativo territoriale è resa possibile dalla politica culturale perseguita in questi anni dall'IBC mediante la normalizzazione della descrizione archivistica e la messa in rete delle informazioni. Con la creazione del portale IBC Archivi gli archivisti "escono" dal loro archivio e cooperano per la condivisione delle conoscenze archivistiche, mentre gli utenti vi "entrano" affinando le loro ricerche per approdare all'archivio prescelto. Il primo inventario di archivi imolesi on-line è quello degli archivi delle famiglie Tozzoni e Beroaldi.7 D'ora in avanti i progetti di inventariazione promossi dall'Archivio storico potranno essere realizzati sulla piattaforma IBC-xDams: ciò vale sia per i fondi conservati presso l'istituto medesimo (è attualmente in corso l'inventariazione delle Carte di Andrea Costa e la digitalizzazione della corrispondenza), sia per quelli presso enti e associazioni dei quali l'Archivio storico coordina le attività di riordino e inventariazione. La previsione ambiziosa è che tutti gli archivi imolesi inventariati negli ultimi venti anni possano essere consultabili on-line, come stabilito nell'accordo di collaborazione tra IBC e Bim - Archivio storico comunale.
Dal 1999 è trascorso un decennio: la pubblicazione su carta e su web dei dati del censimento, la progettazione della pagina web dell'Archivio storico, le consulenze archivistiche prestate per enti e associazioni imolesi hanno fondato e dato linfa alla consapevolezza che in questi anni l'Archivio storico ha lavorato per condividere informazioni sugli archivi locali, alimentando la determinazione a contribuire allo sviluppo di un sistema informativo territoriale.
[Paola Mita]
Il sistema archivistico nonantolano
L'idea di costruire un sistema archivistico tra i Comuni di Nonantola, Ravarino, Bomporto e Bastiglia è nata nel 2004, grazie alla sollecitazione del Centro di documentazione della Provincia di Modena. Nell'ambito delle funzioni attribuitele dalla legge regionale 18/2000, la Provincia ha avviato un intervento mirato alla valorizzazione degli archivi presenti sul suo territorio, attraverso il potenziamento della cooperazione e l'attivazione di sistemi di archivi.
La prima fase del progetto ha cercato di rispondere a due domande: con chi e con quali obiettivi costruire un sistema locale? La prima risposta è stata abbastanza facile: sul territorio agiva già da anni il sistema bibliotecario tra i Comuni di Nonantola, Ravarino, Bomporto, Bastiglia ed è sembrato logico ricalcarne lo schema. Per rispondere alla seconda, sono stati individuati due obiettivi: sensibilizzare gli amministratori locali nei confronti degli archivi storici (intesi come istituti culturali e servizi al pubblico) e fornire uno strumento per il reperimento di fondi, per l'ordinamento e la valorizzazione degli archivi. Nella fase iniziale di attuazione del progetto si sono rivelati indispensabili il coinvolgimento degli amministratori e dei tecnici addetti all'archivio dei diversi Comuni, e una ricognizione della situazione degli archivi nelle diverse realtà. Quest'ultima, in particolare, ha fornito una visione d'insieme e quegli spunti di riflessione necessari per far maturare la coscienza della necessità di lavorare in rete e di superare le differenze.
La storia millenaria di Nonantola è giunta fino ai nostri giorni attraverso le carte di due archivi in particolare: l'Archivio abbaziale, che testimonia la vita del monastero benedettino di San Silvestro, e l'Archivio storico comunale. Si tratta di patrimoni documentari caratterizzati dallo stretto legame intrattenuto con il territorio, che in taluni casi si è esteso a quello dei Comuni limitrofi di Ravarino, Bomporto e Bastiglia. L'archivio di Ravarino è annesso alla Biblioteca e presenta documenti a partire dal 1860, anno in cui acquisì la municipalità. Il Comune di Bastiglia presenta un archivio molto interessante e una serie di inventari cartacei di pregio. Il Comune di Bomporto, dopo l'incendio delle carte subìto alla fine della Seconda guerra mondiale, presenta un archivio lacunoso e bisognoso di riordino. In un secondo tempo, è stata inserita nel sistema anche un'antichissima istituzione nonantolana, la Partecipanza agraria, ente morale che detiene un archivio di estremo interesse per la storia dell'evoluzione del territorio agrario e che gestisce oggi i terreni concessi in usufrutto nel 1058.
Realtà eterogenee, dunque, tra loro confinanti non solo dal punto di vista geografico, ma anche sotto il profilo storico. È stato utile riscoprirlo ed è stato definito in una convenzione, approvata dai diversi consigli comunali, che ha dato forma giuridica al sistema, individuandone le finalità, le azioni e un comitato tecnico. Tra i compiti di questo comitato, proporre, valutare e approvare progetti e attività volti alla qualificazione della specifica natura degli archivi, e collaborare alla realizzazione di iniziative di promozione, con particolare riguardo al mondo della scuola.8
La convenzione tra gli enti, inoltre, ha permesso di presentare progetti unitari per il piano bibliotecario. Criterio vincente (che ha rinsaldato i legami e fornito basi vive al sistema) è stata la scelta di individuare le priorità tra le diverse esigenze, decidendo di volta in volta di dare fiato a una sola di esse. Si è fatto così un buon passo avanti nella creazione di una rete vera, in cui il meglio non passa necessariamente attraverso un finanziamento a pioggia e in cui l'equità non si traduce in frammentazione. La convenzione prevede anche la realizzazione di interventi di inventariazione e il consolidamento di un sistema informativo locale per i beni archivistici. Quest'ultima pista rappresenta il terreno più affascinante e ricco, perché il sistema può creare reti squisitamente storiche e collegamenti culturali, portare a piccole scoperte succose per le diverse realtà locali, essere fonte di idee e motore di attività per i singoli archivi.
L'esperienza maturata fin qui ha insegnato che in ambito archivistico lo strumento del sistema può funzionare, anche se rallentamenti e difficoltà non mancano. Importante è ricordare che si tratta di una struttura viva e pertanto suscettibile di successive modificazioni. Vitali sono il rispetto delle diverse realtà e la comprensione della loro intrinseca essenza per creare l'identità specifica del sistema, superando il rischio che l'ente più ricco di mezzi o di documentazione prevalga sugli altri. Utile è la pazienza ed elettrizzante è la sfida a cercare nuovi spazi di espressione per gli archivi.
[Ombretta Piccinini]
Note
(1) A. Alfier, B. Argelli, M. Cristoni, M. M. Plazzi, Il censimento degli archivi storici di ente locale in Emilia-Romagna, in Biblioteche e archivi di ente locale: il censimento 2004, a cura della Soprintendenza per i beni librari e documentari, "IBC", XV, 2007, 3, pp. 60-67.
(2) Deliberazione dell'Assemblea legislativa della Regione Emilia-Romagna 16 maggio 2007, n. 116.
(3) Conservatori con almeno un locale dotato di impianti rilevazione fumi, antiintrusione ed estintori e/o spegnimento automatico con controllo di idoneità ambientale.
(4) Possesso del diploma di archivistica, paleografia e diplomatica o in alternativa esperienze lavorative di ordinamento e inventariazione e/o ricerca e descrizione di fonti storiche unitamente a esami di archivistica sostenuti all'università e/o corsi di formazione.
(5) Archivi imolesi fuori dagli archivi, a cura di M. Baruzzi e F. Maestrini, Imola (Bologna), Biblioteca comunale di Imola, 2009. La banca dati del censimento è consultabile nel sito web dell'Archivio storico comunale di Imola (www.archiviostorico.comune.imola.bo.it). Il censimento degli archivi imolesi "fuori dagli archivi" è stato condotto dall'Archivio storico comunale in collaborazione con l'Archivio diocesano di Imola, il Centro imolese documentazione resistenza e antifascismo e storia contemporanea (CIDRA), il Centro studi per la storia del lavoro e delle comunità territoriali di Imola e la Sezione di Archivio di Stato di Imola.
(6) Per esempio con l'Archivio storico nazionale della Federazione anarchica italiana che ha sede a Imola, con l'Istituto comprensivo n. 1 di Imola e con il CIDRA.
(7) Gli archivi delle famiglie Tozzoni e Beroaldi conservati di Palazzo Tozzoni a Imola. Inventario, a cura di L. Berti Ceroni, [senza luogo di edizione], [senza nome dell'editore], 2008, 2 volumi. L'archivio è conservato a Imola, nella dimora storica della famiglia.
(8) La convenzione prevede, tra gli altri, l'impegno di contribuire, in base alle proprie forze finanziarie, alle spese del sistema archivistico e di garantire al pubblico l'accesso agli archivi.
Azioni sul documento
