Rivista "IBC" XV, 2007, 3
Dossier: Biblioteche e archivi di ente locale: il censimento 2004
biblioteche e archivi, dossier /
Definiti dalla Legge regionale 18/2000 "istituti culturali" come le biblioteche e i musei, gli archivi storici di ente locale del territorio emiliano-romagnolo sono stati censiti con un duplice scopo: fornire per ciascuno, oltre che un?anagrafe aggiornata, un quadro conoscitivo il più possibile puntuale ed esaustivo del profilo istituzionale e organizzativo, delle strutture, delle attività e dei servizi; monitorarne il livello di adeguamento agli standard e obiettivi di qualità regionali. La base dati relativa all?anno 2004 è composta da 349 conservatori di ente locale e 4 archivi di Stato e si avvale di uno specifico applicativo web server, CASt-ER, sviluppato per le funzioni di implementazione e aggiornamento dei dati, di elaborazione e produzione di report statistici.
A oltre 25 anni dalla Ricognizione generale delle sezioni storiche degli archivi degli enti locali avviato dall?Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna (IBC) nel 1979,1 si dispone oggi di un quadro completo a livello regionale degli istituti culturali archivistici di ente locale, potenzialmente complementare al Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche (SIUSA) avviato fin dal 2000 dall?amministrazione archivistica statale, anche con la collaborazione delle Regioni. La scheda di rilevazione elaborata per il censimento regionale infatti, pur essendo molto più ampia, è coerente con la struttura logica delle informazioni relative al conservatore previste dal SIUSA.
Per introdurre alla lettura dei dati e a una corretta analisi, sono necessarie alcune considerazioni che fin dalla fase iniziale hanno accompagnato l?elaborazione concettuale della scheda di rilevazione. La prima questione fondamentale, già sollevata nella Direttiva regionale sugli standard e obiettivi di qualità, riguarda il complesso significato della nozione di istituto culturale calata nella realtà degli archivi degli enti locali. Molti fattori di natura diversa hanno favorito una varietà di scelte organizzative e di modalità operative di gestione di questi archivi, che nella maggioranza dei casi non configurano veri e propri servizi culturali aperti al pubblico. Innanzitutto una normativa statale che, pur attribuendo agli enti pubblici obblighi di conservazione e fruibilità dei propri archivi, ha individuato e definito solo gli archivi di Stato come veri e propri istituti culturali archivistici di conservazione e consultazione; inoltre la riconosciuta peculiarità degli archivi, la cui natura e le cui funzioni travalicano quelle del bene culturale, avendo una forte valenza amministrativa, civile e politica.
Vi è poi il tema della "disseminazione" di un rilevante patrimonio storico archivistico al di fuori degli istituti culturali, e di una consistente presenza di archivi in istituti culturali di natura eterogenea quali biblioteche, musei, centri di documentazione. Aspetto, quest?ultimo, che pone l?urgenza di un?effettiva interoperabilità delle basi dati anagrafiche relative ai diversi settori dei beni culturali.
Va inoltre segnalata la difficoltà di schematizzare in una scheda standard ? quantunque articolata e puntuale ? alcune problematiche importanti (livelli organizzativi e qualitativi dei servizi, pratiche di conservazione del patrimonio, accessibilità, ecc.), ciascuna delle quali è in grado di condizionare la prospettiva di una valutazione d?insieme del singolo archivio. Ne è derivata una scheda con un numero elevato di campi (circa 500, di cui 100 a compilazione obbligatoria) in grado di rappresentare la variegata casistica presente sul territorio, senza per altro compromettere la possibilità di significative elaborazioni dei dati. Corredata di indicatori di controllo amministrativo relativi al grado di completezza, verifica e validazione dei dati raccolti, la scheda ? attraverso il sistema informativo CASt-ER finalizzato alla costituzione, inedita per gli archivi storici, di una serie storica delle rilevazioni ? potrà servire agli enti stessi per l?autoaggiornamento dei dati e per la misurazione delle strutture e dei servizi.
Sotto il profilo organizzativo emerge che, dei 353 conservatori di archivi storici di ente locale, 309 (87%) sono strutture amministrative generali di comuni e province, le stesse che si occupano dell?archivio in formazione (tra queste, 32, pari al 9 dei conservatori censiti, affidano le funzioni di fruizione e/o custodia dell?archivio storico alla biblioteca comunale, 18 la sola fruizione, 14 entrambe) mentre gli istituti culturali conservatori di archivi storici di ente locale sono 40 (11,3%), di cui 18 archivi (storici) comunali, 14 biblioteche comunali, 8 altri istituti (istituzioni, musei, centri di documentazione). Sono inoltre 4 i Comuni e le Province che versano tuttora i propri fondi storici agli archivi di Stato, mentre altri 4 hanno sospeso recentemente questa prassi. In questo panorama istituzionale-organizzativo, al di là dei pochi noti casi di eccellenza, i dati evidenziano a livello regionale elementi di criticità assai diffusi ma anche segnali positivi, questi ultimi quasi sempre coincidenti con la riorganizzazione dell?archivio storico nell?ambito degli istituti e dei servizi culturali locali:
? l?inadeguatezza delle strutture per la conservazione del patrimonio documentario in un quadro generale in cui meno del 50% di esse può contare su sedi rispondenti alla normativa nazionale sulla sicurezza e l?accesso; dove non si registrano particolari problemi strutturali, sono pressoché assenti la strumentazione per il controllo dell?idoneità degli ambienti di deposito, l?impiantistica per la protezione e le necessarie attività di prevenzione e conservazione;
? la diffusa e ancora prevalente prassi della mera conservazione passiva, rimarcata dall?uso sporadico di strumenti di misurazione dei servizi (il 22% rileva le presenze, il 14% la consultazione dei documenti) a cui fanno da corollario la carenza di personale qualificato (a cominciare da quello stesso che esercita le funzioni di responsabilità) e modalità di apertura ancora ampiamente insufficienti: il 16% degli archivi è dotato di regolamento organico e il 27% dispone di almeno una unità di personale qualificato, il 15% apre con orari prefissati e il 12% sulla base di un regolamento, inoltre la disponibilità di spazi adeguati alla consultazione non supera il 26% dei soggetti censiti, mentre il 14% svolge attività didattiche;
? il progressivo miglioramento dell?accessibilità alla documentazione grazie alla presenza di inventari e altri strumenti di descrizione e ricerca: ne è dotato il 65% degli archivi censiti, ma molto resta ancora da fare affinché almeno ogni archivio storico comunale sia dotato di un inventario, tanto più se informatizzato e rispondente agli standard descrittivi oggi vigenti.
Per una valutazione complessiva dell?adeguamento agli standard, è stato elaborato un grafico [figura 6] in cui i conservatori sono stati distribuiti in ragione del numero di standard da essi soddisfatti (sono stati considerati i soli requisiti obbligatori e non anche gli obiettivi raccomandati). Emerge che il 61% dei detentori d?archivio rispetta un numero di standard non superiore a 6, ovvero un terzo dei 18 requisiti obbligatori prescritti dalla normativa.
Gli aggiornamenti del censimento stanno tuttavia registrando un aumento di operatività dei servizi, anche con l?introduzione di modelli organizzativi di gestione finalizzati alla qualificazione e razionalizzazione delle risorse. In particolare sono state avviate, da un lato, le prime esperienze di gestione associata intercomunale dei servizi archivistici, dall?altro, modelli più efficaci di coordinamento tra servizi di biblioteca e di archivio di uno stesso ente, nel segno di un definitivo superamento del modello di affidamento passivo. Il problema delle sedi resta in gran parte irrisolto ma non manca un rinnovato impegno dei Comuni nella ristrutturazione e nell?ampliamento degli spazi.
La rilevazione e gli aggiornamenti in corso stanno sollecitando una nuova attenzione da parte degli enti locali, contribuendo al consolidamento e/o all?avvio di relazioni costruttive tra gli enti stessi, indispensabile a valorizzare la sempre più crescente richiesta di interventi regionali per l?avvio di nuovi servizi e la fruibilità del patrimonio archivistico riscontrata per i piani regionali annuali della Legge regionale 18/2000.
[Brunella Argelli]
La scheda di rilevazione
La scheda rileva e organizza le informazioni per macroaree, a loro volta organizzate in aree omogenee di dati riferiti al soggetto conservatore. La rilevazione 2004 ha interessato le istituzioni archivistiche di Comuni e Province, ma la scheda è stata costruita per essere in grado di accogliere le descrizioni di altri tipi di soggetti conservatori. Ogni scheda riporta:
? Dati territoriali quantitativi sul contesto geografico e culturale quali il numero di abitanti del Comune e la presenza di scuole e istituti culturali.
? Dati identificativi e di contatto.
? Dati descrittivi storico-giuridici e organizzativi: l?esistenza del regolamento, l?istituzione della sezione separata, la presenza nella dotazione organica della figura dell?archivista; l?eventuale affidamento ad altri delle funzioni di custodia e/o di fruizione (per esempio la biblioteca comunale, altri istituti culturali pubblici o privati) o la gestione del servizio in outsourcing.
? Informazioni sullo stato di conservazione, ordinamento e inventariazione del patrimonio documentario, e sugli interventi effettuati in passato e/o in corso di realizzazione: si specificano tipologia di intervento, caratteristiche e standard tecnici utilizzati, autore, ambito progettuale e soggetto promotore; sono inoltre rilevate le misure organizzative attuate dal soggetto conservatore per la custodia, la salvaguardia e la prevenzione di danni e dispersioni del materiale documentario, in particolare indicando se si è proceduto a identificare formalmente un responsabile della salvaguardia del patrimonio documentario nonché a regolamentare l?accesso ai depositi e ad adottare misure di sorveglianza durante la consultazione di documenti. Fra gli interventi di conservazione e restauro si registrano la spolveratura e la disinfezione/disinfestazione e si dettagliano i restauri effettuati a partire dal 2000.
? Dati identificativi dei complessi archivistici conservati e dei soggetti titolari, degli strumenti di corredo e delle risorse informative collegate: ogni complesso archivistico identificato è sommariamente descritto con estremi cronologici, consistenza, tipologie documentarie e supporti, specie se particolari rispetto alla generalità dei casi, e informazioni sulle vicende conservative. Di ogni complesso sono identificati eventuali altri titolari del complesso considerato (per esempio: proprietari) e relativi referenti per l?archivio. Per ogni strumento di corredo e risorsa informativa sono riportati autore, titolo, tipologia, data di redazione, modalità di produzione, rappresentazione ed eventuale pubblicazione delle informazioni (per esempio: uso di standard descrittivi, software, edizioni a stampa o su web); si è valorizzata la partecipazione a reti o sistemi informativi.
? Dati identificativi, di contatto e descrittivi della/e sede/i e degli spazi per la conservazione e la fruizione: intendendo per sede lo spazio fisico in cui il conservatore svolge le attività per la gestione, la conservazione e la fruizione del patrimonio archivistico, sono stati rilevati dati amministrativi dell?immobile (vincoli, titolarità, destinazione d?uso), adempimenti normativi riferiti alle condizioni di conservazione del patrimonio documentario, oltre che alla sicurezza e accessibilità dei luoghi di lavoro, degli spazi per attività e servizi, delle attrezzature. Una particolare attenzione è stata dedicata all?organizzazione degli spazi in relazione alla molteplicità delle funzioni proprie di un?istituzione archivistica. Si accerta quindi se la sede ospiti esclusivamente i locali di conservazione della documentazione oppure se abbia anche locali appositi per l?attività amministrativa, il trattamento del materiale archivistico, la consulenza al pubblico, la consultazione, nonché spazi per le iniziative di valorizzazione e la fruibilità per attività didattiche.
Con la descrizione specifica dei locali di collocazione del patrimonio archivistico, identificati attraverso la loro ubicazione specifica all?interno della sede, sono stati rilevati dati quantitativi e qualitativi. Di ogni locale si misurano infatti la superficie, i metri lineari attrezzati occupati e quelli ancora disponibili per futuri incrementi, sia complessivamente che per singolo tipo di attrezzatura utilizzata. Si registra poi la presenza o meno di impianti e strumenti di controllo atti a qualificare il locale come adeguato e rispondente ai principi di conservazione del materiale cartaceo stabiliti dall?IFLA - International Federation of Library Associations (impianto elettrico a norma, impianti di condizionamento ambientale e di protezione, strumenti per il controllo dell?idoneità ambientale), nonché lo svolgimento o meno delle indispensabili attività di manutenzione.
? Dati quantitativi e qualitativi sul personale: l?area rileva se è stato formalmente nominato un responsabile dell?archivio storico e, per ogni unità di personale (sia di ruolo che collaboratori esterni), il titolo di studio, le competenze specifiche in materia archivistica (ovvero le esperienze lavorative e formative conseguite) e le competenze attinenti. Si specificano inoltre le funzioni affidate, distinte per ambiti di intervento e livelli di responsabilità. Poiché spesso il personale descritto non si occupa esclusivamente dell?archivio storico, si è formulata un?apposita tabella per specificare la percentuale di ore a esso dedicate.
? Dati descrittivi sull?organizzazione dell?accesso e i servizi al pubblico: si descrivono in termini qualitativi e quantitativi i servizi offerti rilevando i dati organizzativi fondamentali: l?esistenza di un regolamento d?uso della sala di consultazione e di una carta dei servizi, modalità e orari di apertura del servizio al pubblico, numero di ore effettive di apertura nell?annualità censita. Vengono fornite inoltre notizie sulla presenza di strumenti di ricerca, sulla possibilità di accesso a Internet e ad altre risorse documentarie e informative locali, sull?esistenza di servizi di riproduzione dei documenti consultati. Si danno poi ragguagli sulle attività di promozione e di didattica condotte per valorizzare l?archivio storico, indicandone la tipologia e quantificandole.
? Dati statistici, altri indicatori per la misurazione dei servizi erogati e delle risorse investite: la rilevazione interessa il numero delle presenze, la tipologia e il numero degli utenti, i numeri relativi alla movimentazione dei pezzi. La presenza o meno, inoltre, di strumenti per la misurazione di questi dati fornisce un ulteriore parametro del livello organizzativo del servizio. Altro indicatore dell?adeguamento alle esigenze di un servizio archivistico strutturato è la disponibilità di risorse economiche: si sono rilevati pertanto i finanziamenti e le spese inerenti sia all?archivio storico sia a quello di deposito.
[Manuela Cristoni, Mirella Plazzi]
I dati del censimento 2004
Nei grafici di seguito riportati, i dati censiti per il 2004 relativi agli enti conservatori sono presentati in alcune aggregazioni a livello regionale: in colore rosso sono stati rappresentati i risultati emersi in riferimento ai "requisiti obbligatori" previsti dalla Direttiva regionale sugli standard e obiettivi di qualità, in colore bianco quelli inerenti agli "obiettivi raccomandati".
Figura 1
? Esistenza di un regolamento e Identificazione delle responsabilità: conservatori dotati di un regolamento per la disciplina di compiti e funzioni connesse ai servizi archivistici e che prevedono formalmente la figura di un "responsabile dell?archivio storico".
Figure 2a-2b
In tema di dotazione logistica gli standard prevedono una serie di prescrizioni [figura 2a]:
? Adempimenti della normativa: conservatori che hanno almeno una delle sedi conformi alla normativa inerente alla salute e sicurezza degli addetti e degli utenti, alla prevenzione incendi e all?accessibilità.
? Ambienti rispondenti ai principi di conservazione del materiale cartaceo stabiliti dall?IFLA: conservatori con almeno uno dei depositi sottoposto al controllo della temperatura e dell?umidità relativa, dotato nel contempo di strumenti per la rilevazione fumi, di sistemi antintrusione e di dispositivi antincendio.
? Svolgimento di periodiche attività di manutenzione ordinaria e straordinaria: conservatori che svolgono regolarmente interventi di manutenzione dei locali destinati al servizio d?archivio e spolveratura periodica del materiale archivistico.
? Locali per il servizio al pubblico: conservatori che hanno almeno una delle sedi dotata di una sala di consultazione e di ambienti per la valorizzazione e la didattica.
Oltre a tali requisiti obbligatori, gli standard individuano anche degli obiettivi raccomandati in materia di infrastrutture d?archivio [figura 2b]:
? Depositi dimensionati in base alle previsioni di futuro accrescimento dei fondi archivistici: conservatori in grado già oggi di accogliere convenientemente nuova documentazione d?archivio.
? Spazi destinati al personale idonei all?assolvimento di distinte funzioni: conservatori che presentano, almeno in una delle sedi, locali riservati alla sola attività amministrativa e tecnico-organizzativa, locali destinati al solo trattamento del materiale archivistico e locali utilizzati esclusivamente per la consulenza al pubblico.
? Spazi e attrezzature adeguate allo svolgimento di iniziative di valorizzazione: conservatori con almeno una delle sedi dotata di ambienti fruibili per attività didattiche e per iniziative di valorizzazione, nonché di adeguate attrezzature.
Figura 3
? Personale archivistico con le competenze necessarie: conservatori presso i quali opera almeno un dipendente o collaboratore esterno che abbia conseguito il diploma di archivistica presso gli archivi di Stato o che in alternativa possa vantare un?esperienza lavorativa ? nel campo dell?ordinamento e inventariazione o della ricerca e descrizione di fonti documentarie ? abbinata a un percorso universitario o a corsi di formazione di contenuto archivistico.
? Formazione e aggiornamento professionale del personale: conservatori con almeno un dipendente o collaboratore esterno che nel corso dell?anno abbia fruito di attività formative a carico dell?ente stesso.
? Inserimento della figura professionale nell?organico dell?ente: conservatori che hanno la figura professionale dell?archivista in pianta organica.
Figura 4
Per la gestione della documentazione conservata, gli standard prescrivono i seguenti requisti obbligatori:
? Disponibilità di strumenti di identificazione e ordinamento dei fondi archivistici: conservatori che sono in possesso, relativamente al patrimonio affidato, di almeno uno strumento di identificazione tra elenchi di consistenza, di deposito, di versamento, censimenti, repertori, indici, inventari, strumenti di corredo coevi alla documentazione.
? Rispetto degli standard descrittivi internazionali negli strumenti di ricerca: conservatori che, nel corso dell?anno di censimento, hanno intrapreso nuovi lavori di inventariazione nel rispetto delle norme internazionali di descrizione archivistica. Il valore percentuale indicato nel grafico (71%) è rapportato ai soli detentori d?archivio che hanno avviato specifiche attività di ordinamento e inventariazione e non alla totalità dei conservatori censiti.
? Piano di protezione del patrimonio documentario: conservatori che hanno previsto almeno l?identificazione di un responsabile della salvaguardia dei fondi archivistici e la regolamentazione dell?accesso ai depositi.
? Riscontri inventariali periodici: conservatori che effettuano con una periodicità programmata riscontri inventariali o aggiornamenti topografici sul patrimonio archivistico.
? Sorveglianza durante le attività di consultazione: la prescrizione prevede che le consultazioni avvengano sotto sorveglianza, possibilmente con l?identificazione dei ricercatori e la registrazione di ogni pezzo consultato.
Figure 5a-5b
Per quanto riguarda i servizi al pubblico, gli standard prevedono diversi requisiti obbligatori [figura 5a]:
? Orario di apertura prefissato: conservatori con orari di apertura predefiniti.
? Consultazione sulla base di apposito regolamento: conservatori dotati di un regolamento d?uso della sala di consultazione, che espliciti regole generali, procedure e limitazioni, in rapporto alle necessità di salvaguardia dei materiali e al rispetto dei vincoli di riservatezza.
? Assistenza di personale qualificato: conservatori aventi almeno un dipendente, o collaboratore esterno, incaricato del servizio agli utenti che vanti esperienze formative in ambito archivistico, abbinate a esperienze lavorative nel campo dell?ordinamento e inventariazione o, in alternativa, nel campo della ricerca e descrizione di fonti documentarie.
? Presenza di strumenti di ricerca: conservatori con il patrimonio anche solo parzialmente consultabile tramite mezzi di corredo quali inventari, guide, indici; elenchi di consistenza, elenchi di versamento, elenchi di deposito e censimenti, sebbene utilizzati anche per ricerche d?archivio in assenza di strumenti più qualificati, rientrano nei mezzi per la mera identificazione del materiale.
? Disponibilità di luoghi adeguati alla consultazione: conservatori che presentano almeno una delle sedi dotata di apposita sala di consultazione opportunamente attrezzata.
? Disponibilità di servizi di riproduzione: conservatori che mettono a disposizione del pubblico strumenti per la fotocopiatura, scannerizzazione, microfilmatura o riproduzione fotografica dei materiali.
Al di là di tali obblighi, gli standard regolano il tema dei servizi al pubblico anche attraverso alcuni obiettivi raccomandati [figura 5b]:
? Apertura al pubblico di almeno 10 ore settimanali: conservatori che offrono orari di apertura predefiniti di 10 o più ore settimanali.
? Accessibilità agli strumenti di ricerca in modalità remota: conservatori che posseggono almeno uno strumento per la ricerca d?archivio pubblicato sul web. La percentuale indicata nel grafico (12%) esprime la diffusione degli strumenti in modalità remota non rispetto al totale dei detentori d?archivio censiti, ma in rapporto ai soli conservatori che dispongono di strumenti di ricerca per il proprio patrimonio.
? Attività di valorizzazione: conservatori che nell?ambito del servizio d?archivio hanno svolto, nel corso dell?anno, iniziative scientifiche di studio e attività di divulgazione (incontri pubblici, pubblicazioni, mostre), visite guidate, percorsi di formazione e aggiornamento, laboratori didattici.
Figura 6
Conservatori distribuiti in ragione del numero di standard da essi soddisfatti (sono stati considerati i soli requisiti obbligatori e non anche gli obiettivi raccomandati).
Oltre ai dati inerenti al rispetto degli standard, il censimento ha permesso di elaborare una più ampia gamma di informazioni attinenti alle attività di gestione dei patrimoni archivistici:
? la documentazione affidata ai conservatori sfiora i 107.000 metri lineari;
? la disponibilità complessiva di scaffalature, pronte per futuri incrementi documentari, è pari a 25.000 metri lineari;
? i patrimoni conservati dai soggetti censiti sono riordinati e inventariati mediamente per il 47% della loro consistenza;
? il personale impiegato nei servizi d?archivio esistenti presso gli enti conservatori assomma a 494 unità, di cui 408 in qualità di dipendenti di ruolo e 86 come collaboratori esterni;
? la documentazione d?archivio è stata consultata nel corso dell?anno da 17.290 utenti, per un totale di 29.667 presenze. Tali dati devono però considerarsi come un valore per difetto, in quanto solo la metà dei conservatori ha fornito al riguardo dati accertati.
[Alessandro Alfier]
Nota
(1) Finanziata con la Legge regionale 28/1977 e condotta in collaborazione con l?amministrazione archivistica statale, l?iniziativa era finalizzata alla programmazione degli interventi regionali e all?individuazione di modelli organizzativi di servizio archivistico di ente locale, mediante un questionario "statistico-informativo" di informazioni sulla situazione logistica, sulla gestione e fruizione degli archivi storici di ente locale, e alla revisione e aggiornamento al 1946 delle schedature dei patrimoni documentari già effettuate per la Guida degli archivi storici comunali dell?Emilia Romagna realizzata con la Soprintendenza archivistica statale e poi pubblicata nel 1991.
Figura 1
Figura 2a
Figura 2b
Figura 3
Figura 4
Figura 5a
Figura 5b
Figura 6
Azioni sul documento
