Rivista "IBC" IX, 2001, 4
Dossier: GOT in progress
biblioteche e archivi, dossier /
Grazie al Censimento nazionale delle biblioteche e centri di documentazione biomedici della sanità, curato dal Gruppo BDS (Bibliotecari documentalisti Sanità), nasce il progetto sperimentale di cooperazione "GIRA - Gruppo interbibliotecario per il recupero degli articoli". La prima esperienza di collaborazione e condivisione delle risorse tra istituzioni sanitarie del Piemonte e della Valle d'Aosta ha come obiettivi principali: la razionalizzazione delle procedure per il reperimento della documentazione scientifica attraverso l'attivazione di un servizio di scambio di articoli gratuito; l'eliminazione delle sovrapposizioni nelle collezioni delle riviste; l'apertura ad eventuali consorzi d'acquisto. A tal fine è stato redatto un Catalogo collettivo dei soli periodici correnti utilizzando MS Excel (facilmente disponibile), contenente: titolo; ISSN - International Standard Serial Number; consistenza ed eventuali lacune.
Le dodici istituzioni partecipanti al progetto sono dotate di: un computer; un indirizzo di posta elettronica; un fax e uno scanner (alcune). Nei sei mesi di sperimentazione (terminata il 31 agosto) ogni ente ha osservato precise regole per l'espletamento del document delivery, onde evitare qualsiasi lungaggine di tipo operativo. È possibile effettuare richieste solo tramite posta elettronica, con i soli dati indispensabili per processarle ed effettuare le statistiche di fine sperimentazione, indicando: nello spazio del "destinatario" l'indirizzo di posta elettronica del centro che possiede l'articolo, mentre nello spazio "cc" l'indirizzo e-mail della biblioteca - centro di coordinamento raccolta dati; nell'"oggetto", oltre al codice del richiedente (DD01-02...), il titolo della rivista, ripetuto nel "corpo del testo", insieme all'anno, al volume, al fascicolo, alle pagine, al titolo e all'autore dell'articolo.
Le modalità di spedizione (con attesa massima di dieci giorni lavorativi dalla data della richiesta) ammettono in ordine di preferenza: 1) l'e-mail con spedizione in allegato (in formato TIFF o PDF); 2) il fax (massimo di otto pagine); 3) la posta prioritaria (oltre le nove pagine); 4) la posta ordinaria (sostitutiva della posta prioritaria). Nei casi 2, 3, 4, contemporaneamente alla spedizione dell'articolo si inoltra nuovamente il messaggio di richiesta in modo che la risposta alla biblioteca richiedente e al centro di coordinamento indichi il tipo, la data e l'ora di spedizione.
I dati raccolti al termine della fase sperimentale sono stati rielaborati con tabelle e grafici che analizzano: il numero di articoli richiesti (270); il numero di articoli inviati (227); i titoli delle riviste più richieste; i tempi medi di risposta (un giorno e mezzo) e la prevalenza dei mezzi utilizzati (196 via fax, sedici via e-mail, dieci in posta prioritaria, quattro in posta ordinaria). L'analisi delle risposte ad un breve questionario ha evidenziato inoltre l'utilità del progetto ai fini della crescita professionale, della semplificazione d'invio dei documenti, dell'uso di software per le liste dei periodici, del coordinamento centrale e della riduzione dei tempi di attesa.
Le prossime fasi del progetto prevedono, oltre alla necessità di un consolidamento della stessa cooperazione, il completamento del Catalogo collettivo, la ricerca di soluzioni d'invio degli articoli meno onerose e la creazione di un catalogo online sul web ad accesso riservato ed aggiornabile dai vari centri. In conclusione l'esperienza del progetto "GIRA" si pone oggi come un modello elementare adattabile a realtà con risorse umane poco numerose e risorse tecniche limitate.
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