Rivista "IBC" IX, 2001, 4

Dossier: GOT in progress

CIPE: Cooperazione interuniversitaria per i periodici elettronici

Anna Ortigari
[bibliotecaria dell'Università di Bologna, membro fondatore di "CIPE: Cooperazione interuniversitaria per i periodici elettronici"]

Il contesto del progetto "CIPE: Cooperazione interuniversitaria per i periodici elettronici"

In uno scenario caratterizzato da:

- riduzione della capacità di risposta alla crescita della domanda informativa da parte della comunità scientifica, riduzione dovuta soprattutto all'aumento dei costi

- complessiva debolezza contrattuale di biblioteche e università, dovuta soprattutto alla frammentazione dei centri decisionali e di spesa

- duplicazione delle risorse in pacchetti informativi diversi

- ridefinizione dei rapporti e dei ruoli tra i soggetti della documentazione scientifica (autori, editori, biblioteche, utenti)

i periodici elettronici rappresentano una risorsa informativa strategica per l'accesso e la diffusione della documentazione scientifica, per i servizi bibliotecari, per le opportunità offerte all'editoria scientifica e per la razionalizzazione della spesa.

 

Gli obiettivi

- Sviluppare i servizi di accesso ai periodici scientifici in formato elettronico;

- raggiungere una massa critica adeguata al fine di ottenere le migliori condizioni contrattuali ed economiche dalla negoziazione con i maggiori editori scientifici internazionali;

- razionalizzare la spesa per i periodici coordinando trattative e acquisti, riducendo i duplicati, calmierando l'aumento dei costi e incrementando l'offerta informativa;

- usufruire di economie di scala;

- gestire al meglio la transizione dal cartaceo all'elettronico per recuperare le diseconomie organizzative derivanti dalla frammentazione delle biblioteche;

- sviluppare nuove competenze.

 

I partecipanti

Hanno aderito alla prima fase di "CIPE" le seguenti istituzioni: le Università di Bologna, Firenze, Genova, Modena e Reggio Emilia, Padova, Parma, Pisa, Sassari, Siena, Venezia Cà Foscari; l'Istituto universitario europeo; la Scuola superiore S. Anna di Pisa e la Scuola normale superiore di Pisa. È in corso di definizione la stesura del documento associativo che regolerà la seconda fase del progetto.

 

Le caratteristiche: un modello innovativo di cooperazione

- È un'iniziativa consortile interuniversitaria promossa e gestita direttamente dai sistemi bibliotecari;

- è basato sulla rappresentanza paritetica delle sedi aderenti;

- le strategie e gli obiettivi sono discussi ed attuati collegialmente da un Gruppo di lavoro interuniversitario, composto da due rappresentanti formalmente indicati da ciascuna sede, denominato "Comitato di gestione CIPE";

- i requisiti del modello di licenza base sono preventivamente discussi e condivisi;

- è flessibile nelle adesioni ai contratti con gli editori;

- non "rivende" i singoli prodotti o servizi acquisiti dagli editori;

- per le trattative si avvale di consulenze professionali specifiche e qualificate;

- conduce trattative dirette, blindate e aggressive con gli editori;

- è aperto alla partecipazione di altri atenei che ne condividono i metodi e le finalità.

 

La metodologia di lavoro

Le modalità operative e i passaggi organizzativi interni sono stati:

1) adesione formale ad una lettera di intenti sottoscritta dai sistemi bibliotecari;

2) individuazione degli editori con cui aprire un negoziato;

3) individuazione dei requisiti condivisi per la definizione di un modello di licenza base;

4) definizione, da parte di ciascun ateneo, di fondi ad hoc con gestione centralizzata per l'elettronico sui sistemi bibliotecari d'ateneo;

5) valutazione comparativa delle proposte e dei test di valutazione del servizio;

6) stipula dei contratti;

7) accentramento dei contratti e delle spese per l'elettronico sui sistemi bibliotecari di ateneo;

8) operazioni coordinate o integrate tra le sedi per attività comuni, come fatture, pagamenti, ecc.;

9) monitoraggio del servizio;

10) costituzione, all'interno di ciascun ateneo, di gruppi di lavoro ad hoc a supporto delle attività del Gruppo interuniversitario.

 

Risultati e benefici

I risultati che "CIPE" ha sinora ottenuto sono riassumibili in:

- accessibilità per tutta l'utenza istituzionale a oltre 1.500 periodici elettronici e alle basi dati dell'ISI - Institute for Scientific Information;

- significative economie (costo dell'elettronico, costo del cartaceo calmierato, riduzione di duplicati);

- crescita dell'iniziativa: si è passati dai sei sistemi bibliotecari di ateneo che nel 1999 avevano promosso il progetto, alle attuali tredici istituzioni;

- consistenti ricadute sui processi riorganizzativi interni ai sistemi bibliotecari;

- avvio di negoziazioni interconsortili (cooperazione con CILEA - Consorzio interuniversitario lombardo per l'elaborazione automatica, e CASPUR / CIBER - Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercalcolo per università e ricerca / Coordinamento interuniversitario basi di dati ed editoria in rete).

 

Contratti conclusi

Elsevier Science, Blackwell's Science, ISI (in collaborazione con CASPUR).

 

Trattative in fase conclusiva

ACS - American Chemical Society, Kluwer (negoziati interconsortili avviati in collaborazione con CILEA e CASPUR / CIBER), per oltre 770 periodici.

 

Trattative avviate

JSTOR - Journal Storage, Oxford University Press, Wiley, Academic Press.

 

Prospettive

Alla luce dei risultati ottenuti, dell'apprezzamento ricevuto da parte dell'utenza istituzionale e delle richieste di adesione presentate da altri atenei, "CIPE" sta consolidando il proprio assetto formale e organizzativo per estendere il proprio progetto ad altri ambiti della cooperazione.

 

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