Rivista "IBC" IX, 2001, 4
Dossier: GOT in progress
biblioteche e archivi, dossier /
Il contesto del progetto "CIPE: Cooperazione interuniversitaria per i periodici elettronici"
In uno scenario caratterizzato da:
- riduzione della capacità di risposta alla crescita della domanda informativa da parte della comunità scientifica, riduzione dovuta soprattutto all'aumento dei costi
- complessiva debolezza contrattuale di biblioteche e università, dovuta soprattutto alla frammentazione dei centri decisionali e di spesa
- duplicazione delle risorse in pacchetti informativi diversi
- ridefinizione dei rapporti e dei ruoli tra i soggetti della documentazione scientifica (autori, editori, biblioteche, utenti)
i periodici elettronici rappresentano una risorsa informativa strategica per l'accesso e la diffusione della documentazione scientifica, per i servizi bibliotecari, per le opportunità offerte all'editoria scientifica e per la razionalizzazione della spesa.
Gli obiettivi
- Sviluppare i servizi di accesso ai periodici scientifici in formato elettronico;
- raggiungere una massa critica adeguata al fine di ottenere le migliori condizioni contrattuali ed economiche dalla negoziazione con i maggiori editori scientifici internazionali;
- razionalizzare la spesa per i periodici coordinando trattative e acquisti, riducendo i duplicati, calmierando l'aumento dei costi e incrementando l'offerta informativa;
- usufruire di economie di scala;
- gestire al meglio la transizione dal cartaceo all'elettronico per recuperare le diseconomie organizzative derivanti dalla frammentazione delle biblioteche;
- sviluppare nuove competenze.
I partecipanti
Hanno aderito alla prima fase di "CIPE" le seguenti istituzioni: le Università di Bologna, Firenze, Genova, Modena e Reggio Emilia, Padova, Parma, Pisa, Sassari, Siena, Venezia Cà Foscari; l'Istituto universitario europeo; la Scuola superiore S. Anna di Pisa e la Scuola normale superiore di Pisa. È in corso di definizione la stesura del documento associativo che regolerà la seconda fase del progetto.
Le caratteristiche: un modello innovativo di cooperazione
- È un'iniziativa consortile interuniversitaria promossa e gestita direttamente dai sistemi bibliotecari;
- è basato sulla rappresentanza paritetica delle sedi aderenti;
- le strategie e gli obiettivi sono discussi ed attuati collegialmente da un Gruppo di lavoro interuniversitario, composto da due rappresentanti formalmente indicati da ciascuna sede, denominato "Comitato di gestione CIPE";
- i requisiti del modello di licenza base sono preventivamente discussi e condivisi;
- è flessibile nelle adesioni ai contratti con gli editori;
- non "rivende" i singoli prodotti o servizi acquisiti dagli editori;
- per le trattative si avvale di consulenze professionali specifiche e qualificate;
- conduce trattative dirette, blindate e aggressive con gli editori;
- è aperto alla partecipazione di altri atenei che ne condividono i metodi e le finalità.
La metodologia di lavoro
Le modalità operative e i passaggi organizzativi interni sono stati:
1) adesione formale ad una lettera di intenti sottoscritta dai sistemi bibliotecari;
2) individuazione degli editori con cui aprire un negoziato;
3) individuazione dei requisiti condivisi per la definizione di un modello di licenza base;
4) definizione, da parte di ciascun ateneo, di fondi ad hoc con gestione centralizzata per l'elettronico sui sistemi bibliotecari d'ateneo;
5) valutazione comparativa delle proposte e dei test di valutazione del servizio;
6) stipula dei contratti;
7) accentramento dei contratti e delle spese per l'elettronico sui sistemi bibliotecari di ateneo;
8) operazioni coordinate o integrate tra le sedi per attività comuni, come fatture, pagamenti, ecc.;
9) monitoraggio del servizio;
10) costituzione, all'interno di ciascun ateneo, di gruppi di lavoro ad hoc a supporto delle attività del Gruppo interuniversitario.
Risultati e benefici
I risultati che "CIPE" ha sinora ottenuto sono riassumibili in:
- accessibilità per tutta l'utenza istituzionale a oltre 1.500 periodici elettronici e alle basi dati dell'ISI - Institute for Scientific Information;
- significative economie (costo dell'elettronico, costo del cartaceo calmierato, riduzione di duplicati);
- crescita dell'iniziativa: si è passati dai sei sistemi bibliotecari di ateneo che nel 1999 avevano promosso il progetto, alle attuali tredici istituzioni;
- consistenti ricadute sui processi riorganizzativi interni ai sistemi bibliotecari;
- avvio di negoziazioni interconsortili (cooperazione con CILEA - Consorzio interuniversitario lombardo per l'elaborazione automatica, e CASPUR / CIBER - Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercalcolo per università e ricerca / Coordinamento interuniversitario basi di dati ed editoria in rete).
Contratti conclusi
Elsevier Science, Blackwell's Science, ISI (in collaborazione con CASPUR).
Trattative in fase conclusiva
ACS - American Chemical Society, Kluwer (negoziati interconsortili avviati in collaborazione con CILEA e CASPUR / CIBER), per oltre 770 periodici.
Trattative avviate
JSTOR - Journal Storage, Oxford University Press, Wiley, Academic Press.
Prospettive
Alla luce dei risultati ottenuti, dell'apprezzamento ricevuto da parte dell'utenza istituzionale e delle richieste di adesione presentate da altri atenei, "CIPE" sta consolidando il proprio assetto formale e organizzativo per estendere il proprio progetto ad altri ambiti della cooperazione.
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