Rivista "IBC" XXVIII, 2020, 1
biblioteche e archivi / interventi
L' Archiginnasio di Bologna oltre ai libri ospita anche manoscritti, fondi archivistici, stampe e disegni che vengono gestiti dalla Sezione Manoscritti e rari e Gabinetto disegni e stampe. La consultazione avviene in due sale, la Sala Manoscritti e il Gabinetto dei disegni e delle stampe, gestite separatamente rispetto a quelle di lettura e di consultazione, con personale dedicato.
Con l’8 marzo 2020 la Sezione è stata chiusa al pubblico come tutte le sedi dell’Istituzione Biblioteche di Bologna. Dal 16 marzo, gli operatori hanno poi attivato il lavoro a distanza. Solo a partire dal 18 maggio si è potuto rientrare, in parte in smartworking, inizialmente senza utenza.
Non tutto si è fermato in questi settanta giorni. Dietro le quinte c’è stata un’intensa attività, con telefonate, video chiamate, email e messaggi tramite WhatsApp. Lo sforzo lavorativo si è concentrato nel portare avanti lavori che, nella routine quotidiana, sono spesso rallentati da altri impegni, a volte più urgenti e contingenti al servizio al pubblico. Estremamente utile si è dimostrata la piattaforma online Fondi nel web, con l’elenco generale dei 276 fondi documentari dell'Archiginnasio, con descrizioni sintetiche e accesso agli strumenti di corredo. La banca dati è stata mantenuta costantemente aggiornata anche in periodo di chiusura.
Sono stati redatti alcuni elenchi di consistenza con recupero di schedature pregresse, altri sono stati rivisti per la pubblicazione e la fruizione . È stata operata la revisione testuale delle schede dei fondi Albano Sorbelli e Arcangeli, inserite sulla piattaforma online IBC-XDAMS, e sono state compilate le rispettive schede soggetto produttore, fondo, serie e sottoserie.
È stata fatta una revisione generale della documentazione ancora da descrivere e inventariare e sono stati effettuati la correzione, la normalizzazione e l’aggiornamento del file di descrizione delle raccolte di disegni Autori vari, Gozzadini, Antolini, Mitelli e in parte della raccolta Palagi.
Sono stati svolti lavori di progettazione quali la redazione del documento per l'innovazione della guida Fondi nel web e la bozza di scheda per un laboratorio dedicato alla digitalizzazione e pubblicazione online dei Manoscritti Carrati da avviare nel 2021.
Infine è stato portato a termine il progetto I Manoscritti di Marcello Oretti, con la messa online il 20 aprile della digitalizzazione dei manoscritti di Oretti, fonte di notizie sugli artisti che hanno operato a Bologna e sul patrimonio artistico della città e del territorio. Tali manoscritti sono tra i documenti più consultati in Archiginnasio: da aprile ad oggi ci sono stati circa 2500 accessi alla banca dati con circa 9900 visualizzazioni di pagina.
Sono inoltre stati seguiti corsi di aggiornamento e approfondimento online che sono stati spunto di elaborazione e discussione.
Il servizio di reference a distanza via email è rimasto sempre attivo. Sono state soddisfatte il più possibile le richieste di fotoriproduzione del materiale della Sezione fornendo immagini già presenti nel nostro Archivio digitale; sono proseguiti anche i contatti e l’evasione di pratiche di richiesta di prestiti di documenti per mostre.
Il rientro graduale del personale in Biblioteca il 18 maggio è stato preceduto da riunioni in modalità telematica e telefonica e seguito da riunioni in presenza per l’organizzazione della cosiddetta Fase 2.
È stata quindi prevista una riorganizzazione del servizio in back office e al pubblico, sono state predisposte nuove postazioni di lavoro, sono stati previsti posti contingentati e distanziati, modalità specifiche per l’accesso, per la consultazione dei materiali e per la gestione dei documenti consultati. Nel rispetto del distanziamento è stato necessario ridurre a tre i dodici posti disponibili in Sala Manoscritti. L’accesso è stato regolato con l'obbligo di prenotazione di una postazione giornaliera tramite email. Il normale servizio di reference, fotoriproduzione e prestito per mostre ha ripreso regolarmente.
Non ultimo è stato inoltre effettuato un controllo accurato dei depositi che, dopo mesi senza alcuna movimentazione, avrebbero potuto rivelare la presenza di ospiti indesiderati.
Dal 15 giugno il pubblico è stato finalmente riammesso in Archiginnasio, riproponendo il consueto orario di apertura, con la sola eccezione della chiusura del sabato.
L’unica nota negativa è stata, fino alla metà di agosto, l'obbligo della quarantena per il materiale dato in consultazione che ha costretto a una certa farraginosità nelle prenotazioni, nella movimentazione dei pezzi e nella individuazione di spazi idonei.
Un confronto con i dati nei mesi marzo-maggio 2019 ha evidenziato che il numero delle richieste di informazioni evase via email e il numero delle riproduzioni fornite non hanno subito sensibili variazioni, indice del fatto che è stato possibile rispondere alla domanda anche con i semplici mezzi di cui si poteva disporre.
Il periodo giugno-ottobre 2020 ha visto poi un aumento delle richieste di reference da remoto, dovuto alla riapertura della Biblioteca ma anche, probabilmente, a una limitazione negli spostamenti. Solo con ottobre si è vista una ripresa della richiesta di prestiti per mostre.
È evidente che la riduzione dei posti in Sala Manoscritti, nei mesi di giugno e ottobre, ha comportato un sensibile calo di utenza in presenza, con una riduzione di circa l’80%.
Come in altri settori è emerso che il digitale e le potenzialità del lavoro da remoto hanno consentito di superare il periodo di chiusura e di fornire un servizio anche a distanza. Tuttavia la digitalizzazione e la messa a disposizione sempre maggiore di riproduzioni digitali di manoscritti e documenti d’archivio sono e saranno però lente in quanto richiedono una preparazione particolare, una valutazione conservativa e una buona riproduzione che tenga conto anche della fisicità del pezzo digitalizzato. Non è poi facile mettere a disposizione interi archivi poiché ciò sottintende la descrizione analitica e un impegno economico notevole.
Una sorpresa hanno riservato l’analisi e il confronto degli accessi effettuati alla nostra banca dati Fondi nel web nei periodi marzo-maggio e giugno-ottobre di quest’anno. Contro ogni aspettativa si sono evidenziati un’uniformità di accessi e un calo di visualizzazioni di pagine singole, da interpretare forse con l’impossibilità di poter poi consultare facilmente la documentazione descritta.
Dal 5 novembre si è rientrati in una fase di chiusura e di nuovo il rapporto con gli studiosi, i docenti e gli studenti, è solo telefonico e via email. Tutte le misure di sicurezza già adottate potrebbero comunque permettere un accesso sicuro alle Biblioteche e agli Archivi rispetto ai rischi del contagio, per non ridurre nuovamente le opportunità di studio e di consultazione in sede e bloccare il lavoro dei ricercatori.
Azioni sul documento
