Rivista "IBC" XIII, 2005, 2
biblioteche e archivi / convegni e seminari, interventi, leggi e politiche
Il 24 e 25 novembre 2004, in occasione del trentennale della sua istituzione, l'IBC ha organizzato a Bologna due giornate di studio in cui ha presentato al pubblico le esperienze, gli strumenti, i servizi e le strategie realizzati per favorire l'organizzazione e l'accesso alla conoscenza del patrimonio culturale. Al centro dell'attenzione, tra l'altro, il nuovo software Sebina Open Library, messo a punto in collaborazione con la Divisione beni culturali di Data Management per garantire l'interoperabilità tra i servizi anche digitali di istituzioni culturali diverse. Pubblichiamo il testo dell'intervento pronunciato dalla soprintendente regionale per i beni librari e documentari.
Se l'Istituto per i beni culturali (IBC) ha compiuto trent'anni, la Soprintendenza per i beni librari e documentari vi fa parte da quando è stata istituita con la legge regionale n. 42/1983 relativa alle biblioteche e agli archivi storici di enti locali o di interesse locale. Il coordinamento territoriale delle biblioteche e dei loro servizi era affrontato in quella legge col ricorso ai sistemi bibliotecari e, significativamente, il primo convegno promosso vent'anni fa per l'applicazione della normativa era dedicato ai sistemi bibliotecari in Emilia-Romagna. Vorrei prendere le mosse proprio da quel convegno e in particolare da una riflessione di Maurizio Festanti, allora presidente della sezione regionale dell'Associazione italiana biblioteche (AIB):
Parlare di sistema bibliotecario regionale significa impostare una politica di programmazione tesa al potenziamento e al coordinamento di tutte le risorse informative presenti sul territorio della regione, in un quadro di riequilibrio territoriale; significa sviluppare in tutte le direzioni il principio della cooperazione bibliotecaria, in base al quale ogni biblioteca è chiamata a svolgere un ruolo che le deriva dal servizio che può rendere, escludendo quindi ogni valutazione di natura gerarchica o di appartenenza amministrativa; significa creare una rete integrata di servizi informativi; significa in poche parole articolare un sistema di sistemi.1
Non intendo trattare delle diverse modalità di attuazione dei sistemi bibliotecari territoriali in Emilia-Romagna, quanto piuttosto richiamare sommariamente la politica bibliotecaria che la Regione ha proposto attraverso le linee di programmazione poliennali, da attuarsi nei piani bibliotecari annuali. Un forte accento, coerentemente allo spirito di quella legge, è sempre stato posto sulla cooperazione non solo per evitare la dispersione di risorse, ma anche e soprattutto per superare le divisioni istituzionali tra biblioteche e archivi storici appartenenti a diversi enti, fino a sollecitare l'integrazione e la valorizzazione delle raccolte private mediante la stipula di convenzioni.
Uno dei terreni in cui si sono sperimentati i vantaggi della cooperazione è rappresentato senz'altro dall'automazione, che nella nostra regione in gran parte coincide con l'adesione convinta al Servizio bibliotecario nazionale (SBN) e alle sue attività fondamentali della catalogazione partecipata e del prestito interbibliotecario. L'incremento del prestito interbibliotecario è uno degli obiettivi più difficili da raggiungere sia per le specificità istituzionali delle varie biblioteche sia per le difficoltà logistiche. Mi preme tuttavia precisare che i dati non positivi che sono circolati in alcune occasioni sul prestito in SBN non tengono, a mio parere, in debito conto la quantità dei movimenti che avvengono nel singolo polo, nonché il fenomeno della maggiore conoscenza della disponibilità del documento a cui corrisponde una concreta e mirata circolazione del lettore che direttamente lo va a prendere in prestito. Comunque, nella consapevolezza che il prestito interbibliotecario costituisce un servizio fondamentale delle biblioteche per soddisfare le richieste degli utenti, l'IBC ha di recente avviato un dialogo con le Poste italiane per pervenire a un accordo che favorisca economie di scala e la semplificazione delle procedure d'erogazione del servizio all'utenza, almeno a livello regionale.
D'altro canto l'attività di catalogazione condivisa ha prodotto risultati considerevoli non solo nel ridurre il peso della catalogazione originale all'interno delle biblioteche - a tal proposito basti ricordare che il dato relativo alle "catture", cioè all'utilizzo di record già presenti, si aggira oggi per il materiale corrente in alcune realtà attorno al 95% - ma soprattutto nella diffusione di informazioni sul patrimonio posseduto, favorendone la fruizione.
Dalla prima rete SBN, sorta a Ravenna nel 1986, ad oggi la fisionomia dell'organizzazione bibliotecaria è assai mutata. Dal punto di vista della partecipazione a SBN, figurano in rete più di cinquecento biblioteche raggruppate in sette poli. La dimensione geografica prevalente dei poli è su scala provinciale: dal Polo Sebina piacentino, l'unico che ancora non colloquia con l'Indice, al Polo SBN parmense, al reggiano, al modenese e a quello ferrarese. Il polo unificato bolognese supera i confini territoriali con le biblioteche dell'Università di Bologna dislocate in Romagna. Il polo di Ravenna si è altresì trasformato, negli ultimi anni, in Rete di Romagna, grazie al coinvolgimento delle biblioteche partecipanti a SBN delle Province di Forlì-Cesena e di Rimini. L'attuale struttura organizzativa - abbastanza omogenea se paragonata ad altre regioni - è il frutto di un percorso lungo e complesso che anche di recente ha registrato trasformazioni di non poco conto, mi riferisco ad esempio all'unificazione nel Polo ferrarese di due poli facenti capo in precedenza rispettivamente al Comune e all'Università di Ferrara.2
Se si eccettua il Polo SBN della Regione Emilia-Romagna - che riunisce oltre alla Biblioteca dell'IBC, intitolata a Giuseppe Guglielmi, la Biblioteca del Consiglio regionale, la Biblioteca dell'Agenzia sanitaria regionale, la Biblioteca di statistica e la Biblioteca della Direzione generale Ambiente e difesa del suolo nonché il Centro di documentazione della Direzione generale Organizzazione e sistemi informativi, in fase di avvio - gli altri poli comprendono biblioteche afferenti a enti diversi: dal Ministero per i beni e le attività culturali alle Università, dagli enti locali a istituti privati. L'interistituzionalità ovviamente richiede una formalizzazione della costituzione del polo, che avviene con la sottoscrizione da parte dei soggetti cooperanti di una convenzione di durata triennale, in cui si esplicitano gli obiettivi e gli impegni reciproci. Le convenzioni prevedono anche gli organi che assicurano l'attività cooperativa del polo, quali il comitato di gestione, con funzioni di indirizzo e decisionali, e il comitato tecnico che formula pareri e proposte, si occupa del raccordo tecnico col livello nazionale, dell'utilizzo omogeneo delle norme e delle procedure dei servizi, dell'analisi del fabbisogno formativo e della definizione delle relative azioni. L'orientamento all'interistituzionalità è, a mio avviso, uno dei risultati più fecondi, ed è stato acquisito anche grazie alla cooperazione connaturata al progetto SBN, che ha favorito il dialogo tra bibliotecari di enti e istituti che in precedenza non intrattenevano relazioni. Si tratta di un incontro-confronto molto importante, seppure a volte faticoso, perché non si limita agli aspetti tecnici della catalogazione partecipata, ma inevitabilmente si estende ai metodi di lavoro con una naturale ricaduta sull'organizzazione dei servizi. L'uso di procedure condivise favorisce, in altre parole, una cultura del servizio più omogenea nel rispetto delle specifiche missioni delle varie tipologie di biblioteche. La cooperazione infatti non va interpretata come appiattimento delle diversità ma piuttosto come un contributo alla valorizzazione delle specificità.
Sebbene la versione di Sebina approntata per il colloquio con l'Indice avesse consentito un indubbio progresso per il potenziamento dell'informatizzazione dei servizi bibliotecari e nonostante la buona qualità dell'OPAC (confermata da una recente indagine dell'Università di Venezia sugli accessi semantici negli OPAC italiani che l'ha valutato come il migliore), l'IBC, insieme ad Akros ora Data Management, ha scelto di continuare a investire nell'evoluzione del programma con l'obiettivo di spostare l'accento dalle attività di back office, o comunque dei servizi di secondo livello, ai servizi finali rivolti agli utenti. L'applicativo si arricchisce così di un nuovo OPAC, già attivo nel Polo della Regione Emilia-Romagna, nell'Azienda Ospedaliera Sant'Orsola Malpighi, nell'Istituto Peri di Reggio Emilia e, in via sperimentale, nella Rete di Romagna e nei Poli unificato bolognese (UBO) e di Modena. Il Sebina Open Library prevede anche un metamotore di ricerca - Open Search - che permette una migliore organizzazione delle risorse on-line e quindi una ricca e ordinata offerta di informazioni all'utente.3
In questa delicata fase di passaggio ancora una volta è emersa l'utilità di ricorrere alla collaborazione dei bibliotecari dei diversi enti (Comuni, Province, Università, Ministero per i beni e le attività culturali, fondazioni e altri istituti convenzionati) che operano nei poli per indirizzare e seguire la progettazione e lo sviluppo di nuovi moduli del Sebina Open Library, che non è un programma monolitico, ma strutturato per componenti. Mi limito a citare alcuni gruppi di lavoro senza elencare i nomi dei partecipanti, ma ringraziandoli sinceramente. Il gruppo di lavoro sulle tematiche dei servizi utenti ha svolto un ruolo prezioso nell'individuare i bisogni informativi per i vari tipi di enti, anche mediante indagini interne sui servizi ai lettori, nel duplice versante del back office e del front office, e sui servizi di ricerca finalizzati alla progettazione e sviluppo dell'OPAC e dell'Open Search. Il gruppo di lavoro dedicato agli acquisti e ai periodici ha preso in esame le esperienze più significative, con particolare riferimento all'esperienza Archivio collettivo nazionale dei periodici(ACNP) coordinata dall'Università di Bologna.
Nella primavera del 2004 è stato poi costituito il Gruppo di studio per la realizzazione dell'OPAC Sebina Ragazzi, per rispondere all'esigenza di facilitare l'accesso alla lettura attraverso la selezione dei materiali d'interesse per tali utenti, partendo in particolare dall'OPAC Sebina. Il gruppo ha preso le mosse da una rapida ricognizione quantitativa e qualitativa dei libri per ragazzi posseduti da alcune delle biblioteche e dei poli SBN presenti in regione, per poi concentrarsi sull'analisi della classificazione decimale Dewey (CDD) di questi materiali. In questo senso è stata determinante l'esperienza della Biblioteca civica di Parma che, nei mesi precedenti, aveva messo a punto un prototipo di OPAC per un'ipotetica biblioteca per ragazzi. I lavori sono poi proceduti cercando di "tradurre" le classi e le sottoclassi CDD in un "linguaggio" più accessibile e comprensibile per questa fascia di età, con l'ausilio anche del corredo grafico ideato da Panebarco. Questa parte del lavoro sarà seguita a ruota dalla sperimentazione dell'OPAC vero e proprio.
Per quanto riguarda la cooperazione di tipo disciplinare, non posso tacere il progetto GOT, nato nel 2000 con la costituzione del Gruppo operativo per il trasferimento dei risultati della ricerca bibliografica nei servizi sanitari dell'Emilia-Romagna. La Soprintendenza per i beni librari e documentari svolge l'attività di coordinamento scientifico per lo sviluppo del progetto che raggruppa oggi dieci aziende emiliano-romagnole. Il GOT nasce a supporto dell'attività di ricerca bibliografica dell'informazione nell'ambito della biomedicina, sostenuta mediante l'acquisto consortile delle più accreditate banche dati e di 3.850 periodici elettronici. Grazie a questa formula di cooperazione sperimentata negli ultimi cinque anni, le aziende, che - va sottolineato - si autofinanziano, sono in grado di accedere a un numero di risorse informative molto più alto di quello che potrebbero comprarsi da sole e con un notevole risparmio economico. Le dieci aziende partecipano al Catalogo collettivo dei periodici, su software Sebina, interrogabile in OPAC sulla pagina web e su tale base effettuano il servizio di document delivery. Ma, procedendo lungo la strada che la Soprintendenza percorre ormai da anni, il progetto punta soprattutto sulle risorse umane; gli operatori delle biblioteche biomediche vengono infatti sostenuti attraverso formazione specialistica e aggiornamento professionale continuo, affinché oltre al risparmio, si realizzi anche il miglior utilizzo delle risorse elettroniche acquisite.
Si rileva che la condivisione di risorse non è meramente tesa al risparmio economico, per la Regione e le autonomie locali l'obiettivo prioritario è infatti il miglioramento dei servizi; da questo punto di vista è indispensabile un'azione di monitoraggio che parta anzitutto da una conoscenza analitica e capillare delle strutture e dei servizi. A tal proposito verrà intrapresa una campagna di rilevazione delle biblioteche e degli archivi storici degli enti locali relativa all'anno 2004. Essa consentirà di approntare due basi dati, da tenere aggiornate con cadenza annuale con la collaborazione degli istituti stessi e delle Province, che costituiranno anche il punto di riferimento per la verifica degli standard e degli obiettivi di qualità che la legge regionale 18 del 2000 assegna all'IBC.
Tale legge indica fin dal titolo - "Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali" - una volontà politica della Regione Emilia-Romagna nella direzione di un'organizzazione culturale integrata. Il legislatore non ha purtroppo la bacchetta magica e quindi l'obiettivo può essere perseguito solo costruendo pazientemente un processo di avvicinamento graduale, rispettoso delle vocazioni dei diversi istituti culturali e delle specificità delle tipologie dei beni.
L'esigenza, ad esempio, dell'integrazione delle basi di dati relative ai beni archivistici nel sistema informativo regionale dei beni culturali è da tempo avvertita, risale infatti al 1998 l'Accordo di collaborazione per la costituzione di una banca dati comune degli archivi sul territorio regionale, sottoscritto tra la Soprintendenza regionale e la Soprintendenza archivistica statale per l'Emilia-Romagna per attuare un progetto di messa in rete comune dei dati descrittivi posseduti. I dati relativi a complessi archivistici che sono stati prodotti dalle attività di censimento e inventariazione nell'ultimo ventennio costituiscono infatti un importante patrimonio informativo. La divulgazione su web dei risultati delle attività di riordinamento e di inventariazione solleva tuttavia problematiche di diverso genere con cui la comunità archivistica si sta ancora misurando. Va sempre tenuto presente che la descrizione archivistica è relativa ai contesti e in quanto tale la sua complessità è ben visibile nella struttura gerarchica articolata su una pluralità di livelli descrittivi che vanno dal generale al particolare.
La riflessione specifica in corso all'interno della Soprintendenza per i beni librari e documentari dell'IBC, diretta a far confluire in Sebina Open Library le risorse informative archivistiche, certamente può avvalersi dell'adozione di standard internazionali di descrizione archivistica, ormai divenuti patrimonio comune, e dell'esperienza nell'uso di applicativi di inventariazione molto più evoluti rispetto ai programmi anche solo di dieci anni fa. Meritano nondimeno un ulteriore approfondimento le complesse questioni organizzative e gestionali sottese all'obiettivo della diffusione dell'informazione archivistica nel web e alla possibilità di far dialogare le stesse informazioni con altre presenti nella rete, variamente dislocate ma fra loro complementari.
La ricostruzione dei contesti culturali rimane comunque un obiettivo che vale la pena perseguire, anche con l'aiuto delle tecnologie digitali. Non intendo affrontare in questa sede gli scenari che apre la prospettiva digitale ma riaffermare soltanto l'opportunità di una gestione cooperativa delle attività di archiviazione, digitalizzazione e conservazione dei documenti. Occorrerà intraprendere una riflessione a livello regionale, a partire dalla collaborazione di tutti i Poli, per delineare una strategia comune per la costruzione di biblioteche digitali significative pure per conoscere l'identità del nostro territorio - anche in raccordo con il progetto della biblioteca digitale italiana promosso dal Ministero per i beni e le attività culturali e con alcuni progetti europei - e per garantirne il servizio di accesso.
La maggiore complessità del contesto bibliotecario e il crescente impatto delle reti telematiche sui servizi bibliotecari pongono una nuova sfida alla cooperazione che, per offrire una risposta organizzativa adeguata alle attuali domande dei cittadini, deve allargare il raggio di azione a istituti culturali diversi (archivi, musei, teatri e cineteche) e linguaggi differenti, con lo scopo tuttavia di fornire servizi convergenti. L'obiettivo, magistralmente indicato dal professor Ezio Raimondi, è quello di prefigurare una "grande coordinazione delle pluralità e delle conoscenze" per la "costruzione di un cittadino informato".
Questa sfida si colloca in un momento particolarmente difficile per l'Italia dal punto di vista economico; quello che più mi preoccupa nelle leggi finanziarie degli ultimi anni è il blocco delle assunzioni per gli enti locali: la standardizzazione delle procedure, l'interoperabilità organizzativa, il miglioramento dei servizi per un accesso integrato non possono prescindere dall'attività cooperativa di bibliotecari, archivisti e operatori di tutti gli altri istituti culturali. La rapidissima evoluzione delle tecnologie, se non è accompagnata da un'adeguata qualificazione degli operatori e da una continua attività di aggiornamento, rischia di non tradursi in un'offerta culturale per tutti i cittadini, con grave danno per la comunità e per il nostro paese.
Note
(1) M. Festanti, Appunti per un sistema bibliotecario regionale, in I sistemi bibliotecari in Emilia-Romagna: materiali per l'applicazione della legge regionale sulle biblioteche degli enti locali o di interesse locale, a cura di R. Campioni e G. Tonet, Bologna, IBC, 1985, p. 15.
(2) L'evoluzione del sistema bibliotecario ferrarese e di quello reggiano ha beneficiato di una quota dei finanziamenti spettanti alle Regioni dei proventi delle licenze UMTS destinati al potenziamento di SBN.
(3) Sul sito dell'IBC, nella sezione "Progetti" della pagina dedicata alla Soprintendenza per i beni librari e documentari, si possono consultare: "Imago", il portale dedicato alla grafica ( www.ibc.regione.emilia-romagna.it/soprintendenza/htm/ImagoPlus.htm ), il portale delle "Arti sceniche" ( minerva.akros.it/SebinaOsRER/s witchMain.do?sysb=artisceniche) e "KOS", il portale relativo al progetto "GOT" ( www.ibc.regione.emilia-romagna.it/soprintendenza/got/index.html).
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